高校数字化档案安全管理体系探索和分析

数字智库 (2) 4个月前

一、高校数字化档案存在的安全威胁
(一)人员威胁。在高校数字化档案操作过程中易出现人为操作失误,如:误删、未备份。再加之数字化档案极易被复制和传播,如果将未格式化处理并存有档案资源的盘借给他人使用,或是储存数字档案的电脑密码过于简便,都有可能导致档案资源的泄露。此外,黑客也是威胁高校数字化档案安全的重要威胁之一,通常高校主要通过校园网络管理数字档案,但同时很多高校校园网是可以共享使用的,黑客就可以利用这一薄弱的网络环境,对高校网络系统进行攻击,从而窃取重要的数字化档案信息,进而严重威胁数字化档案的安全。
(二)硬件设备。高校数字化档案管理工作从最初的收集、转换到最终的保存都需要借助各种硬件设备,如:采集卡、计算机硬盘、录放机等等。通常情况下高校数字化档案工作的硬件设备威胁主要表现在:第一,采集设备的运行对纸质资源、实物档案的损坏;录放机在读取传统磁带信息时,磁头的高速运转会对声像档案造成一定的磨損。第二,在各种档案资源的采集过程中,计算机出现故障,如:死机、关机等,可能会造成档案采集数据因未及时保存而丢失。
(三)垃圾邮件的泛滥以及间谍软件的入侵。根据某公司调查得出的数据显示,每10封通过互联网发出的邮件中,就有超过9封为垃圾邮件。可见,随着互联网的全面普及,垃圾软件已经泛滥成灾,占用了大量的网络资源,严重阻碍了正常邮件的运行。若这些垃圾邮件被黑客利用,制作成为计算机网络病毒,会对整个互联网网络产生巨大的危害。此外,间谍软件也会在用户不知情的情况下,将后门程序植入电脑中,并通过设定的程序获取用户的数据信息,从而导致高校数字化档案被窃取。
二、高校数字化档案安全管理体系构建策略
(一)加强管理与教育,强化安保意识。要想实现高校数字化档案的安全管理,就必须要提高档案人员的管理水平和安保意识。因为对于数字化档案的安全管理并非只是网络管理人员的职责,需要全体从事档案的工作人员齐心协力、共同参与,严防因人为无意识泄露档案信息的现象发生,因此提高档案管理人员的安保意识尤为重要。对此,高校可以定期组织召开安全讲座,开展数字化档案安全知识竞赛,不断完善安全教育体系,普及互联网安全防护技能,全方位增强档案管理人员的安保意识,做到防患于未然。
(二)建立安全管理体系,确保资源安全。高校应当规范档案馆中档案资源的进出流程,实施严格的监管,确保档案资源真实可靠。首先,加强工作人员管理。对进档案馆借阅查看档案人员的身份进行核实,并制定完善的档案人员工作成效奖惩和评价机制。其次,建立健全的数字化档案管理制度,规范数字档案管理的录入、使用以及管理流程,明确档案数据的安全等级以及风险防控措施。最后,制定档案管理系统的安全管理制度,确保高校数字档案安全管理系统能够正常运行,包括操作权限、操作流程规范、操作监管等内容。
(三)配备杀毒软件和防火墙,强化数字档案的安全。从高校数字化档案管理工作来看,为计算机安装正版杀毒软件尤为重要,能够有效防止病毒对电脑的侵袭。安装后可以自行设置扫描日程并开通提醒装置,确保能够定期对存储数字档案的计算机进行扫描,同时还要定期升级杀毒软件。防火墙是高校档案管理内部网络与外部互联网联系的安全通道,入侵者要想进入高校内部网络就必须要穿越防火墙的安全设定,才能接触目标计算机。对此,高校必须要设定一个防火墙将内部网络与外部网络隔开,可以说防火墙是高校确保数字化档案安全的第一防线。此外,必须要对防火墙进行相应的安全设置,如对非信任的IP网址进行屏蔽、过滤垃圾信息、禁止非信任IP访问档案系统等。
(四)加大投入力度,强化基础设施建设。硬件设施是确保高校数字档案信息安全的物质基础,因此要求高校必须要高度重视档案管理工作,加大支持和投入力度,加快档案数字化管理进度。不断更新高校数字档案的管理设备,提高档案保存的期限。其次,高校要着力改善数字化档案的管理环境,建立安全、稳定的数字化档案管理室,切实提高档案管理室的安全性。同时,档案管理室在建设中应当符合防火、防盗、防潮的要求,推动高校档案管理规范化、信息化发展。
三、结语
总而言之,高校数字化档案管理是高校管理工作的重要内容,同时数字化档案也是今后档案资源发展的必然趋势,其安全性直接关系到高校管理工作的时效,因此必须要重视数字化档案安全管理体系的建立,确保数字化档案的安全,推动高校档案管理高效、快捷开展。

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