网络背景下的学校档案数字化管理探讨

数字智库 (14) 4个月前

高校档案对广大师生及学校有重要的保存价值,档案工作是高校开展教学培养,管理服务等工作的基础。档案管理涉及到机构组织领导,管理内容等众多方面。目前高雄啊教学,科研等方面投入较大,在档案管理中参差不齐,存在档案管理模式不清晰,管理手段落后等情况,大量数字资源未得到安全有效的保管,网络背景下,需创新高校档案管理模式,保证数字信息实时保存,发挥档案信息的最大价值。
一、高校档案管理模式研究
合理的高校档案管理模式可充分发挥档案工作效益,促进档案事业的发展,档案的本质属性是原始记录性,高校档案形成的目的是为各项工作开展提供保障,档案管理理念应以用户为中心,高校档案管理理念能反映历史档案的管理效果,需设立相应的管理机构,制定各项规章制度,优化档案管理质量。
高校传统档案管理模式主要有集中管理模式,分散管理模式。高校档案集中管理模式是通过档案管理机构,对建设,教学科研等各类档案进行集中统一管理,实行集中式档案管理模式的高校通常办学规模较大,参与学校管理程度较高。
采用档案集中管理模式受到高校规模的制约,对档案管理水平要求较高。集中管理档案资源对档案机构软硬件要求较高,易造成档案管理机构不断增加管理人员,集中管理模式对档案安全防护工作要求较高,档案管理要做好应急预案措施,集中管理模式不方便各档案形成部门利用档案,各部门在查阅本部门档案时申请程序繁琐。
档案分散管理模式是高校根据各部门的档案分别保存,各门类的档案分别保存在各相关业务管理部门。档案管理机构隶属于学校某个部门,此类档案管理机构在档案管理工作建设方面参与程度较低,部分领导缺乏系统的档案管理工作知识,分散式管理模式多配置档案兼职人员,专业技能方面相对较弱,档案形成部门对本部门的档案有较高的管理权,由此导致部门问档案管理办法不统一。
档案集中管理与分散式管理各有利弊,一些高校建立集中分散结合式的档案管理模式,各档案形成部门将本部门归档资源進行分类统计,档案形成部门与档案管理机构进行目录交流,大大促进了各部门利用档案,此模式对高校的综合管理实力要求较高,高校档案管理机构应对全校档案资源进行宏观管理,不能过度集中,实施难度较大。
二、高校档案数字化管理模式
(一)数字化档案管理模式简介
数字化校园建设将学校管理中形成的各方面信息资源进行数字化建设,实现所有资源的整合集中。数字化校园分为网络基础层,网络基本服务层,应用支撑系统层,信息服务系统层。
数字化校园通过技术手段将学校资源进行整合集成,档案工作为各项活动决策提供凭据,数字化校园建设离不开档案工作支持。电子文件与纸质档案保管特点不同,传统管理模式难以满足数字化校园建设需求。需改变传统的思维方式,更好的促进档案事业发展。
在网络化背景下,档案管理模式应坚持科学性,开放的管理理念,使档案工作环境与数字化环境合理结合,协调处理好档案管理系统与学校其他部门管理信息系统的对接。使档案管理系统的各方面与其他应用系统相融合,建立开放式的服务平台,方便人们的检索利用。最大化实现档案的价值。
(二)数字化档案管理模式的实现
数字化背景下,档案管理模式建设应坚持对电子文件统一管理的原则,电子文件具有同样的记录价值,档案机构应重视电子文档的保管工作。学校档案管理机构处于初级建设阶段,建议学校采用联合管理模式,档案馆对电子文件保管进行指导帮助。
文件生成机构归档电子文件包括元数据,电子文件可在通讯设备上传输,电子文档归档中要保存其所处背景信息元数据。生成结构将有保存价值的电子文件直接保存于档案数据库中,档案馆数据库存储所有档案资源,电子文件进入档案数据库后不能对其进行任何修改操作。
学校档案馆对归档电子文件主要的控制体现在权限管理方面,档案馆对档案信息资源有绝对控制权,使归档的电子文件更加真实有效,文件生成机构对电子文件有归档利用的权利。文件生成机构将需归档电子文件录入信息库后则无权控制,普通用户仅有查阅利用权利。有利于文件实时归档,大大缩减了归档时间,增加了电子文件的权威性,归档文件可信度较高,促进各项工作有序开展。
三、结语
本文分析了档案管理模式的定义及特征,论述了高校档案管理模式的内涵,详细分析了各类管理模式的优缺点,随着网络信息化普及,数字化校园建设,高校档案管理机构建立数字化档案管理模式。提升档案管理水平。

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