数字化转型下的企业规章制度体系管理优化建议

数字智库 (2) 4个月前

党的十一届三中全会以来,我国的对外开放,由点到面、由浅入深,由器物层面转变为制度层面,即由商品、要素流动转变为以规则、制度开放为基础的新阶段。当前我国的对外开放呈现出全方位、多层次、宽领域的特征。全方位对外开放召唤规则制度的开放,鼓励大胆试、大胆闯、自主改。对标、对照国际先进规则及做法,提速形成和国际投资、贸易通行规则相衔接的基本制度体系和监管模式,其重点在推进规则迭代,调整制度择优供给排布,拉齐基本制度框架和行政管理体系。
2015年的G20将政府及业界对于数字经济时代焦点落于数字化转型。它是数字经济发展的新动能,是各类社会经济实体进入数字经济的主要途径。企业数字化转型分为数字化创新和数字化运营,这不只是技术引进,更是技术融合。数字化运营的基本目标是为企业降本增效,强化当前的核心业务;数字渠道与营销、智能生产与制造、智能支持与管控是其三大模块。而实现数据流与业务流程在各部门间的无缝衔接,根本是搭建基于数据分析的决策体系与管控系统。
企业的数字化转型不是“一锤子买卖”的任务,而是一段长期的征程,需要做好“打持久战”的准备。通过变革建立适合数字化企业的规章制度管理体系,是巩固转型成果的关键所在。
一、现阶段企业管理中规章制度体系存在的问题
(一)缺乏正确可持续发展观念
规章制度是企业用于规范全体成员及所有经济活动的标准和规定,它是企业内部经济责任制的具体化。企业规章制度涉及面很广,员工常見的如人事管理制度、福利管理制度,各部门的部门职责、岗位职责,各签批权、业务流程、客户管理等。
随着企业的快速发展战略重心变化,规章制度作为所有员工履行岗位职责的依据,企业内很多管理人员没有认识到规章制度的重要性,没有准确平衡规章制度管理和企业管理变化之间关系。规章制度是提高企业管理效率的载体,优化规章制度是为了企业长远的战略发展。少数企业管理层注重眼前既得利益,过分追求经济利润,迅速扩张/增设业务,规章制度流程建设有所延迟,中后台人员未及时学习和更新新要求、新知识、新审批模式,影响企业内部各部门间的工作效率。
(二)缺乏规章制度体系化建设与融合
规章制度体系化建设是企业管理中基础且重要的一项系统工程,与企业的业务、管理工作存在直接关系。就目前情况看,规章制度在建设时缺乏系统化思维,规章制度架构难以灵活应对企业的快速变化,企业战略发展中对此的关注比重也不高,与企业各类资质认证能动性不强。规章制度在建设中缺乏明确的思路、逻辑关联不紧密,在规章制度执行中缺乏全面性、科学性、可操作性,使其在管理中缺乏健全的规章制度、规范的信息管理、及时更新规章制度,缺乏优化精炼的意识。具体规章制度文件中也有核心要求不突出、内容不规范、用词不专业等问题。当查询相关规章制度时搜索不到、关联性不强、责任人不明、有效性待确认等问题存在。
(三)缺乏制度有效性
公司务必跟行业内部做到信息流畅,实时跟进,在行业出现动态时及时反应。法律规范修订、政府机关工作内容调整、上级指示、社会突发事件等都是制度、体系在设定与迭代时需要代入的基础条件。也就是说,公司相关部门需试试关注各方动态,加强与外界的沟通交流,及时掌握第一手资讯,做到预判与及时优化。但理想与实际往往存在偏差,部分公司常以制度修订本、2.0版本等形式对文本内容进行调整变更,但迫于宣讲、员工培训不到位等诸多因素造成使用本文的部分员工不能全面清晰地接收有效信息。更有甚者,个别公司极少对制度类进行维护与迭代,直接造成执行不到位等现象。
(四)缺乏统一的信息化平台
为实现企业内部信息快速有效地传递,企业管理过程中使用企业内部官网、各管理系统、邮件、飞书、腾讯会议、钉钉等平台和软件来实现。在企业中每名员工都需遵守公司基础规章制度,还需遵守自身岗位的规章制度流程要求。但许多企业中规章制度统筹团队没有尽到管理责任,未将企业规章制度进行管理、分级、应用部门/岗位、备案、设立查询平台等,导致企业内部规章制度流程各自为营、管理混乱、优先级不分、查阅困难。其次,企业在提高运转效率和质量水平把控上,没有标准化、智能化、规范化的推动企业规章制度规范管理专业化。
部分企业注重自身的快速发展,将规章制度当做一项独立体系存在,导致规章制度没有充分发挥其应有的作用。还有部分企业采用粗放式管理,造成企业大量资源浪费,导致企业管理中出现各种全责不清的扯皮现象。最后,没有统筹就无法科学有效地推动规章制度体系的完善,无法有效地对各节点做风险把控,当企业出现问题时,无法快速准确找到相关责任人和风险疏漏点,就无法及时对市场做出正确应对。
(五)缺乏有效地执行监督职能
制定制度体系执行才是关键与目的。很多企业在改革、转型,规章制不符合新组织需求,各部门对于自己管理范围内的规章制度不及时完善更新作废等优化,未指定管理员进行专业化管理,导致企业内部缺乏有效地的管理应用,不同部门之间的协调性不足、规章制度落实不到位,影响企业管理效率和水平,限制了员工对工作各流程的深入学习理解,放大了员工对风险点的认知模糊,使各审批层无法相互监督和提高员工的主观能动性。
其次,很多企业在构建完善企业生态系统时,业务有交叉点甚至业务重合有利益冲突,企业没有在做大做强的过程中针对庞杂的规章制度内容做到优化整合。在管理层级多,信息传递时效性不足,企业响应市场行为存在滞后性,进而直接影响的是企业市场的竞争能力。规章制度没有在企业中做到良性循环,规章制度制定后,执行过程中层层受阻、监督职能缺失、考核机制形同虚设、 实操性无测评、实际使用人反馈无门、责任人模糊不清等种种问题。放长远看,单一规范类的无法落地,会降低企业在员工心目中的威信地位,同时会降低员工对公司其他规范制度的敬畏与支持程度。   二、具体对策
(一)加强企业规章制度文化宣传
规章制度的主要功能是规范管理和制定规则,企业管理中需要平衡制度与管理的关系,正所谓“无情的制度,友情的管理”。
(1)加强新员工入职时对规章制度的认知。现在企业对新员工入职培训做出大量地投入,对员工快速系统地了解企业文化理念、发展目标愿景、企业规章制度。企业管理者针对具体员工,需要完善岗位职责,为员工明确提供工作中需要熟悉的规章制度、业务流程等文件资料,企业管理人员需引导新员工主动学习相关资料并在实操中优化建议反馈给相关部门。
(2)企业文化宣传和培训中加强员工的风控意识。鼓励员工深入了解自己工作日常沟通的各岗位的工作内容、核心节点、规章制度落实情况,对自己负责的业务流程线有完整的认知,做好一个企业螺丝钉的同时,确认上下线之间的合作是否有风险问题,及时发现及时更新相关规定。
(3)企业管理者对规章制度地把控。各团队负责人需要对普世规章制度有深入了解,针对企业当时的战略发展方向结合部门内部现有规章制度及时调整优化。重视规章制度的时效性,确保企业在任何情况下运行平稳、优化流程、提高企业资源效率。
(二)优化规章制度体系
(1)完善制度顶层设计。公司制度文件与体系相关内容产生交叉或差异时,对比二者的公信程度,管理体系类标准绝大多数为固定版本且受到一定范围内的认可,一般不做作变动;二企业的规范制度是为自身经营与管理而进行搭建的。因此,考虑公司自身实际情况,可通过对公司规章制度的设计自上而下进行调整。
公司的发展一部分功劳来源于管理者不断提升优化的管理方法,以及与公司自身实际情况相结合的管理规范,切记不可“拿来主义”。在搭建公司自有制度规范时,应全面评估行业特质、员工特点、优势企业等,对照相关行业多重成熟管理体系 与自身结合,取长补短。将公司實际业务流程的各个关键节点融入其中,真正做到“合多为一”、“为己所用”,切实能在实际工作中落地执行,精准识别每一个关键控制点,快速对每个风险项进行响应,沉淀落实到自身的制度规范中。在不断的冲突、优化、调整、运转的流程中,他家制度体系的参数、规则逐步落实到公司执行层面,并根植于SOP,收录只规章制度中,从而一步步减少矛盾,增强企业自身制度的合规性与科学性。
(2)构建多层次的治理体系。多层次的治理体系比单一维度的规范和监管更能适应数字化转型所具有的快速发展迭代、日益复杂化等特征。顶层的法律规范可以划定技术应用的边界。在基本理念上,立法需要避免统一的、一刀切式的、激进的监管方式,而应以领域细分和风险防范管理为导向,遵循包容审慎、敏捷灵活、鼓励创新等监管理念,同时考虑不同应用场景的不同影响、监管对技术和产业的影响、技术和商业可行性、企业负担等因素,釆取分类分级、分阶段的方式进行适度监管。
(3)确认统筹管理团队。由对企业战略方向、组织架构变更、人才管理等均有直接关系的部门出任统筹管理团队负责人。团队成员由各部门HRBP或部门负责人推荐1人参与日常管理和复盘工作。
(4)确认规章制度体系框架。确保框架设计灵活、精简、核心内容突出,能长期使用企业减少运营成本,增强经济效益。规章制度由专业的人编写、管理、统筹,企业中规章制度提供科学合理地设计模板,有专业解答和反馈负责人。具体如:根据组织架构、业务模式等实际情况作出分级确认优先级;针对规章制度类型做细分;明确审批人和编写人员、应用人员;明确应对的群体增设保密制;设定时效和作废流程;执行报告;反馈机制;增设;备案库等。
(5)实现全员参与的大环境。针对规章制度这个流程体系的各角色均设置相关权责,在规章制度中明确写明每个负责人的姓名、将规章制度体系加入全员考核中。
(三)企业规章制度信息化
(1)信息化平台建设符合公司需求和实际情况。规章制度信息化一般依托于企业内部官网、QA等平台,需做好统筹规划,按照规章制度体系设计思路完善信息化平台信息。合理设计分级分层,将重心放在企业管理中的薄弱环节和突出问题上,从根源解决问题,提高企业效率。将规章制度与各流程之间的关系逻辑化、数据化、关联化。
(2) 优化流程。在规章制度信息化过程中,企业生产经营与管理效益是核心,减少无风险点、无增值作用的流程,整合相同的流程,提高质量的精简流程。多部门合作的流程定期复盘,根据使用者反馈信息及时查缺补漏,完善优化流程。
(3)提供合理资源。信息化过程中前期需要统筹设计,平台建设需要网络信息技术搭建,后期需要各部门使操作、维护、完善平台功能。企业管理中在此的投入人财物如合理规划。
(4)信息化投入需长期且良性循环。规章制度的建设需长期由专业人员负责,把握主动定期跟进,做到制定、审核、发布、执行、监督、反馈、更新七步良性循环。整合规章制度、更新规章制度需能查阅旧制度和新制度之间的关系和修改记录,作废文件全部备案封存。
(5)涉密文件保密制度。企业内部涉及各类敏感信息,在规章制度信息化中,需对企业内文件有明确管理和惩罚制度,避免企业内信息泄露。对规章制度保密级别应有明确划分,查看、下载、水印等做相关技术保护和记录。
(四)注重“管理创新”和“创新管理”
在企业管理中管理核心是人,管理的人变了不再是熟悉的70后、80后,是更年轻90后,有些行业中有边上学边兼职的00后。作为企业中的管理者,在面对不同岗位、不同年龄层的管理方式越来越多样化,如何减少管理成本,增加企业效益。面对全球化、市场环境的多变,如何使企业能更快地做出市场反应。
(1) “管理创新”:就单篇规章制度流程说明少则几百字,多则几万字正文+流程图+各操作记录模板+系统使用说明等。如何精简、如何数字化、如何智能化,怎样用新的构想、新的观念推动规章制度流程运行方式,怎样让员工快速了解问题点在哪里,快速熟悉职能内容。   (2)“创新管理”:培养员工创新文化价值观,鼓励员工在提升办公效率、为企业增值、优化流程提供创新思路。正在运行得规章制度有任何不妥,实际使用人是最有直接感触的,鼓励员工深入学习业务知识,了解规章制度很多细节设立的原因,全员参与规章制度的创新管理。
(五)采取敏捷灵活的治理方式
由于技术及商业模式快速发展迭代,过早形成完备详细的管理体系,有可能会产生正面的效果,而且成文或专门的规范恐难跟上技术步伐,故应避免过于严格和过于细致的规范要求,而是可以釆取事后监管、事后追责等轻监管的方式。企业和员工自律也将发挥重要作用, 需要鼓励践行科技向善、负责任创新与研究等理念,支持行业自律。具体而言,可以釆取行业标准、自律公约、最佳实践做法、技术指南、伦理框架等敏捷灵活的治理方式来规范、引导公司数字化转型或行业的发展应用,实现科技向善。底层员工的教育和意识培养同样不可或缺,一方面需要提升数字素养、算法素养等技术素养;另一方面需要针对技术人员和从业者开展伦理教育,使其做到自律。
(六)对多形式团队管理细化
市场中批量生产远大于定制化生产的市场需求,但随着市场各因素的变化,专业化的定制业务在不同行业中占比逐年增加。企业中常见且相对固定的团队是由组织架构作为细分的团队,为应对企业各种需求还分有业务团队、项目团队、临时小组、虚拟团队等团队形式。有不同图团队形式因组成目的不同,需要分级、分类依照它们的具体情况进行管理,应设有规章制度使相关部门能及时审批开通相关权限和供给各类资源。
三、总结
本文在六个方面着重讲述了企业数字化转型下的规章制度管理体系的问题和建議。希望管理者能在实际的企业管理中推进企业规章制度是企业管理的基石这一观念。根据企业发展战略搭建合适企业多层次的规章制度管理体系,尽量融合多元化、智能化、生态化的理念,采取敏捷灵活的治理方式,以适应灵活多变的企业管理模式。
在企业信息化建设中注意公司和员工的信息数据安全性、企业内部文件保密制度规范化,加强数字素养、算法素养等技术素养、计算机网络技术专业培养与能力提升。
企业推行以规章制度管理体系等工具对企业进行科学管理,既能减少企业运营成本,也能更好地将各类认证体系融入企业管理细节中,使企业有更好地抗风险能力。为促进企业生产力提高、稳定性增强和可持续性发展,企业管理者要深入持久地推动企业规章制度管理体系的良性循环。

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