关于高校档案管理数字化建设的思考

数字智库 (2) 4个月前

科技改变生活,数字化技术正在不断引领高校档案管理朝着数字化建设的方向发展。铁一般的事实证明数字化在高校档案管理中发挥着重要的作用。高校档案管理有其自身的特性,是一项集教学、管理、科研等数据信息存储的庞大复杂的管理体系,其牵扯的工作人员众多、工作量龐大。从现代化档案管理的角度来讲,传统的手工式高校档案管理模式已难以适应现在高校档案管理的多重性需求。高校档案管理的数字化建设是对传统管理手段的革新,是对具有现代特征的高校档案管理工作的总结、分类和优化,契合了高校档案管理的时代特征,顺应了高校档案管理的时代发展。
1 高校档案管理数字化建设的内涵和意义
1.1 高校档案管理数字化建设的内涵
高校档案管理数字化建设就是利用现代化的数字信息技术、手段、工具来进行高校档案管理工作。高校档案作为一种记录信息的手段,常以文本、图像或数字的形式表现出来,档案管理的实质就是对所记录的数据信息进行分类、整理,以利于他人借阅和查看。档案管理数字化建设就是把传统的文本信息档案转化为电子的形式,以便进行记录、存储和管理,对文本信息的数字化保存有助于提升档案管理的效率。在传统的高校档案管理中,对信息的分类、整理必须通过工作人员的手动操作来逐一查看、分类,而利用现代化的数字技术能够实现计算机的自动分类、整理,只要根据记录的数据信息和分类的要求,输入关键词即可实现对数据化、电子化、网络化高校档案的自动化分类、整理。
1.2 高校档案管理数字化建设的意义
第一,档案管理的数字化建设能够实现信息的多方实时共享,例如高校教学档案所涵盖的内容非常丰富,学期教学计划、课程教案、教学参考资料、课程反思、课程延伸等。通过实时共享,学生利用移动或互联网端能够随时关注到高校发布的教学信息、教学档案及其相关的教学内容信息,有助于学生及时地知悉学校教学相关的一系列安排,帮助学生更好地制定学习计划和按要求来完成学校拟定的年度学习计划和培养方案,同时便于学生对老师教学资料和课程教案的反复学习。通过课程反思,发现自身学习中的不足,更好地适应课堂的教学进度安排。
第二,档案的数字化管理对学生对教学资料的查询是极为重要的,在丰富的教学档案信息中,只要依据自身想要查询的内容,输入关键词,数字化网络系统即可自动筛选、检索或导出存储,既便利了档案管理者,也便利了学生。同时数字化的档案不易丢失、磨损,可多层复制,增强了教学档案管理的安全性和重复使用性。同时,数字化的档案存储或管理,利用庞大的网络存储空间,借助先进的信息处理技术,能够存储无限量的教学档案信息,为高校档案管理提供了充足的空间。
第三,诸多的高校教学档案中包含着较为机密的科研成果,其体量大、机密性高,利用数字化信息手段,既节省了档案存放的空间,又增强了档案的安全性,已成为现代档案管理的重要举措,对提高档案管理质量具有重要的意义[1]。
2 当前高校档案管理数字化建设中存在的问题
高校档案数字化建设是一项持久性、长期性的工作,需要一步一步地加以完善和跟进。从文本信息档案的数字化转换到数字信息的完成性存储,都需要相当长的时间才能完成。故在高校档案管理数字化建设的过程中会衍生出诸多的问题,需要档案管理者去解决。
2.1 高校档案数字化信息网站的管理存在问题
高校大规模地对教学档案进行数字化管理需要依托一个强大的网络系统,以便教学档案工作能够稳定运行。因而,网络系统的搭建、优化和更新对高校教学档案的管理十分重要。网络系统的性能会直接影响高校教学档案数据的完整性和系统性。高校教学档案数据不断输入,数据体量增大,但管理系统的承压能力有限,如不及时的更新、扩容,会直接导致网络系统的崩溃、瘫痪。当前教学档案的表现形态具有多样化、多元性,如ppt、短片、动画以及各种格式的图片和文件,若原有数据库对文件格式的兼容性不够,容易导致文件无法打开和教学档案无法上传的问题。档案管理网站数据库的更新和优化目的在于为海量的数据信息提供承载格式,实现教学档案信息传递、分享、浏览、下载的速效性和可行性,构建真正的现代化高校档案数字化管理系统。
2.2 高校档案数字化管理的资金不足
高校档案的数字化管理在提供诸多便捷服务的同时,也需要大量的资金来维护系统的稳定运行。基于目前高校在教学档案数字化管理方面的投入情况和建设力度,高校档案数字化管理过程中还存在诸多的问题和不足。如专项或特定资金的投入存在很大的问题,高校在教学档案管理方面的资金投入在高校基础建设中的比例低且严重不足。系统的运行、维护和更新都需要稳定的服务器来保障,其稳定运行的前提就在于支持系统软硬件的配置和标准能否满足系统运行的需求。当前,高校档案管理系统技术更新换代快,在系统硬件或软件方面的资金投入不足,是严重制约高校档案数字化管理建设的重要因素。由于海量的教学档案信息数据存储、运行和管理需要相匹配的服务器系统,随着信息数据的海量化、多元化和多样化,服务器系统的数据容量将面临巨大的挑战,如不及时地进行跟新、扩容,将会影响管理系统的整体运行情况,但这一切得益于有效的资金支持和资金保障。同样,档案数字化管理建设,不同高校的建设情况不同,数字化程度不一。有的高校因历史、文化等的因素,教学档案的文本量巨大,其数字化转化过程将是一个长期的、耗费大量人力、物力的庞大工程,在此阶段的资金投入不足,将会制约档案管理系统的数字化建设。   2.3 高校档案数字化管理缺乏规范性
高校档案管理是一个庞大、繁杂的系统性工程,以嚴格的标准和制度来确保管理系统的规范性建设是当前高校档案数字化管理建设的重要内容之一。纵观当前高校教学档案管理的现状,可以发现,其管理系统缺乏前瞻性、规划性和规范性,存在管理极其混乱的现象和问题,极大地影响了高校教学档案管理的效率。在高教教学档案管理和档案分类的规范性方面存在严重不足,导致形色各异的教学档案记录在管理系统中,无形中增大了管理系统的后台运行压力[2]。对于高校教学档案的准入没有严格的规定,导致无效的教学档案输入到管理系统中,增加了系统筛选的强度。同时管理系统版本、型号的不规范使用,容易造成文件输出格式不匹配等问题。高校档案数字化管理的不规范一定程度上影响了高校档案管理的运行效率。
3 高校档案管理数字化建设的措施
高校档案管理的数字化建设是一个长期性、复杂性的系统化工作,需要不断地探索,实现科学管理。对高校档案管理的数字化建设,应基于现有建设情况和存在问题,从数据库建设、管理规范建设和人才培养等方面入手,对其做相应的调整。
3.1 增强高校档案管理数字化中的数据库建设
数据库是高校档案管理数字化建设的关键和重要内容,从文本信息档案向电子档案的转化过程中,数据库建设已成为此阶段的重中之重。借助信息化手段对数据库进行应用和管理能够增强对数据信息的利用程度。数据库建设是一个持久性、循序渐进的过程:从单一数据库向群体数据库转变,从低级数据库向高级数据库发展。在数据库建设中应重视计算机人员与教材档案管理人员的协作,基于档案管理的需要,建设系统而全面的数据库,以提升数据库的运作效率。且定期进行数据库的管理和升级、优化,以容纳更多的数据资源,提升数据库的承压能力。
3.2 增强高校档案管理数字化建设的规范性
高校档案管理的规范性建设对数字化管理系统的平稳运行具有重要的作用,管理系统的规范性建设能够增强档案管理的效率。高校档案管理的规范化建设应基于高校档案管理的特点展开,结合管理系统的未来发展形势,构建一套具有高度融合性和适用性的管理制度和规范。在前期规划中就设计出严格的规范和体系,这种标准化体系不仅能够有效涵盖当前的档案,还要求具有可变更性,保证档案管理工作高速有效地进行,在标准化和规范化的章程中确保数字化档案管理的良性可持续发展[3]。
3.3 培养高校档案数字化管理的专业化人才
在信息化、数字化深度发展的时代,高校档案数字化管理的技术性和专业性愈来愈强,专业化人才的培养已成为高校档案管理数字化建设的一项重要内容。培养高素质、专业化、综合能力强的档案管理人员是档案管理数字化建设的重要环节。档案管理的数字化建设,主要基于计算机软件的强大运行功能,管理人员主要发挥着设计、规划、跟踪、纠错、总结的作用,为此,在数字化建设前期,管理人员就需参与到前期的建设中去,掌握基本的计算机操作技术和软件编辑技术。基于高校档案管理的特点,结合发展态势进行各方面的调整。

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