人社档案数字化管理探讨

数字智库 (2) 4个月前

在社会管理系统中,人社档案管理作为重要的组成部分发挥了巨大的作用。这就要求人社档案管理人员在工作中做到与时俱进,通过对大数据时代下科学技术的合理利用,实现档案的数字化管理,这样才可以确保人社档案的真实性、完整性、安全性,进而满足人社档案高效管理、便捷管理的要求。
一、人社档案数字化建设的意义
1.是社会发展的本质要求
在人社系统中,档案主要是通过图片、文字、音频与视频等形式加以呈现,而这部分信息资源会对人社系统产生较大的影响,具有极高的经济价值,也是当前社会发展的重要资源。在信息化技术不断发展的大背景下,人社系统就需要强调信息化登记建设,能够致力于档案管理实效性的提升,这样才方便对于信息资源的有效管理。在档案数字化建设的大背景下,人社系统就需要深入利用信息技术,强调各个部门之间的相互关联,最终促进人社系统的持续发展[1]。
2.是时代发展的必然要求
科学技术的不断进步使得计算机技术和通信技术得到广泛的应用,在这一背景下我国也进入到信息化的时代,使得人们的生活方式出现了极大的改变,同时有利于工作效率的提升。将信息技术直接运用到人社系统之中,使得其档案管理工作出现了较大的变化,并且逐渐朝着数字化的进程发展。同时,新时期和新形势对人社系统档案管理人员的要求也在不断提升,相对于传统的纸质档案管理而言,数字化档案管理变得更加便捷,不仅有利于其后续的查询利用,同时能与时代发展需求相互匹配。
二、人社档案的特点分析
人社档案的特点主要在于社会性与动态性,并且档案数量较多、内容繁杂,这样就会对档案人员开展人社档案数字化管理工作带来一定的影响。
1.拥有社会性和动态性
人社系统的建立主要是为了给人们提供良好的社会保障和公共服务,所以人社档案管理本身具有社会性特征。并且在人社档案管理工作中还应该兼顾其动态性特点,这是因为参保人员每一年都会增加新的缴费、医疗、退休等事项,这使得人社档案也要随时更新,并且确保档案的准确性,从而更好地服务广大人民群众[2]。
2.数量多,内容繁杂
在国内,人社系统档案数量庞大、内容繁杂,这主要是因为:第一,我国人口众多,参与社保的人口基数较大,再加上人们越来越重视人身保障,所以参加社保的人员数量较多。第二,社保种类较多,其主要包含了工伤、基本养老、医疗等保险,要求更多的佐证材料和保障申请,这些都是增加人社档案数量的主要原因。
三、人社系统档案数字化管理的有效途径
在当前的人社系统档案管理中,实现数字化的管理要求档案人员考虑创新档案管理制度,建立数字化档案管理系统,同时加大资金投入、更新技术设备,搭建云计算信息处理平台,强调档案管理人员的专业技能与思想建设几个方面管理的有效实施,这样才能推动人社系统档案的数字化管理进程,更好地服务于人社系统的正常运转,促进其可持续发展。
1.创新档案管理制度
正所谓:无规矩,不成方圆。在档案管理的实施中,档案人员要围绕科学化的管理制度,再匹配完善的流程来开展工作,这样不仅可以满足档案管理效率的提升,也可以更加高效地开展相关部门的工作。档案管理制度需要根据人社系统的实际发展以及档案管理部门的实际工作情况来制定,让档案管理方法变得更加科学,可以促进档案管理与人社系统发展之间的相互协调。在档案管理制度的制定中,还需要明确档案管理部门的工作,能够做好明确分工,并且要求档案管理人员本身具有信息化處理能力以及专业化的档案管理知识。对于人社系统档案部门的老员工以及刚入职的新员工都需要强化信息化方面的培训,能够强调部门之间的相互配合。对于档案资料则需要及时上交,而相关部门领导也要重视档案管理,要求相关人员遵守档案管理制度,最终实现工作效率与质量的提升。
2.建立数字化档案管理系统
落实档案数字化管理需要先进的系统和应用技术的支撑,数字化技术本身具有较为强大的功能,所以人社系统的档案管理部门就需要结合档案资料的具体情况,实现数字化档案管理系统的建立和完善,做好资料方面的整合与处理工作,以此来保证档案管理的高效性。另外,在档案管理数字化建设之中要做好档案资料的检索与编目等工作,最终就可以提升档案资料的实际价值。具体而言:第一,在档案的检索与查询之中利用数字化技术。在开展数字化建设工作时,需要明确档案资料的实际价值,能够注重其检索与查询,在这一环节应按照固定的关键词来实现档案资料的检索。及时确定档案资料的位置,在数据库之中利用数字化技术来加以检索,这样就可以规避检索的复杂化,也有利于检索效率的提升。应用数字化技术还能够打破空间与时间的限制,极大地提升档案资料的实际利用率。第二,落实电子文件的收集与整理工作。档案管理之中包含了诸多电子资料与文件,通过数字化技术的使用就可实现电子档案的完整收集与科学管理,其中包含了文件、录音、照片等资料。对于档案管理部门而言,要利用专业的设备将纸质档案资料直接转化为电子文件资料,通过打印机、扫描仪等进行档案资料的打印、扫描处理。作为档案部门的管理人员还应该转变传统的管理模式,能够实现科学化的电子文件归档处理,节约大量的时间和精力。同时,将扫描机技术规范落实,明确档案搜索信息,这样就可以合理控制其扫描环节,做好档案数字化扫描的监督工作。
3.加大资金投入,更新技术设备   人社档案数字化管理主要是对具有价值的信息资源进行采集与整理,这一部分具有价值的新型资源主要是服务于特定的组织部门与人员,可以体现其更大的价值,创造更大的效益。档案作为活动记录材料,见证了人社系统的成长,并且在组织运营管理之中的使用频率也在不断提升,这对于档案数字化的收集与归档也提供了新的参考依据,能够满足工作价值的实现。所以,人社系统的管理人员就需要提高对档案管理数字化建设的重视度,投入专项资金用于计算机设备、打印机设备等对应设施的购买,并且在制定决策、设置目标等方面能够参考档案信息资料,能够在组织政策运行维持方面发挥档案信息资源的重要作用,真正打破传统模式的束缚,让档案信息变得更加精准[3]。
4.搭建云计算信息处理平台
云计算和数字化技术之间存在异曲同工的效果。在新时期下,档案管理本身拥有数字化的特点,云计算技术的应用也是可圈可点的。云计算技术主要是基于用户的操作指令,通过网络技术,利用搜索引擎来获取对应的资料。云计算技术和数字化技术本身都带有网络虚拟性,利用其语言形式,提供用户对应的档案资料。在开展档案管理工作的过程中就需要建立对应的云计算平台,满足檔案资料的共享要求,并且及时更新信息,确保资料能够快速传播与共享,进一步提升档案管理的便利性。
5.强调档案管理人员的专业技能与思想建设
在新时期下,人社系统的档案管理人员应该懂得主动学习档案管理的新理念、新方法、新技术,合理利用信息技术促进档案资源标准化建设进程的推进。同时,在开展档案管理工作的过程中要提升专业知识水平,合理进行档案系统的分类,合理利用档案资料。作为档案管理人员还要学习档案数字化管理工作所需要的档案管理知识。基于档案管理部门的角度来分析,需要为档案管理人员搭建一个成长的平台,帮助档案管理人员培养索引技术和数据库技术应用能力,使其在数字化技术的支持下提高工作效率。人社系统还要强化思想方面的宣传,让全体员工都能够重视档案工作,如利用宣传栏、单位内部的日报等方面来帮助员工转变其思想,利用工作制度、工作会议、研讨交流等传递档案数字化管理的重要意义。在人社系统内部开展日常工作时涉及微信、QQ等交流过程,一旦发现档案信息的泄漏或者损坏等情况一定要严惩行为当事人,这样才可以帮助人社系统建立重视档案管理的良好风气,对档案管理工作提出合理化的建设,并且强调档案管理部门与其他部门之间的密切配合,促进人社系统档案事业健康发展[4]。
结语
随着社会的不断发展,在开展人社系统档案管理工作时要懂得数字化建设的重要性,有针对性地对档案管理加以优化,这样才可以规避损失的出现。还要对档案管理数字化的基本概念有一个清晰的认识与了解,明确保存档案的基本作用。在档案管理部门推动数字化建设进程时也需要提升其重视度,采取科学的、有效的措施实现档案管理数字化平台的建立与完善,以此来帮助人社系统档案管理人员提升自我工作能力与素养,确保人社系统档案数字化管理的有效实施,进而提供良好的发展空间以及对应的发展条件。

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