数字化档案室建设中的著录问题

数字智库 (2) 4个月前

随着信息社会的到来,“数字档案室是信息化条件下档案室的‘升级版’,是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环”。
但是,目前在数字化档案室建设过程中,普遍比较关注硬件环境建设,而对档案信息著录重要性关注度不足,主要存在目前档案人员的著录能力弱、档案工作规范中缺乏对档案信息著录的要求等直接影响著录工作开展的问题,这需要通过加强档案人员著录能力的培训来解决;本文就此进行一些初步探讨。
一、档案著录工作的重要性
档案整理的目的是实现归档文件从无序状态转化为有序状态:档案是一个有序结构的整体,但是,须知馆藏档案并非从一开始就是一个有序的有机整体,档案的有序化状态是人们有意识地建立起来的;档案整理过程就是通过对归档文件信息进行梳理、进行著录编目,才实现了归档文件从“无序”状态向“有序”状态转化过程;通过档案的编目、著录,建立了档案二次文献信息源,就可以实现以各种方式对档案信息源进行检索、利用。
在进行数字档案室建设过程中,需要全面整合信息资源,实现“应以档号为基础,支持各门类电子档案题名、责任者、文件编号、时间、保管期限等元数据的著录,自动编制电子档案案卷级、文件级电子目录”等档案信息的著录,以满足各方面在使用数字档案资源时的信息需求,由此可见档案信息著录的重要性。
随着计算机档案管理系统的普遍应用,进行档案日常管理、为档案用户提供利用基本上已经都在计算机档案管理系统中进行;但是,档案人员必须面对一个现实,那就是:直到目前,现有的档案计算机管理软件中,能够做到的档案著录自动标引功能尚未实现;这样,在进行档案信息著录时,对档案信息著录工作比较陌生的著录人员,其希望可以依赖计算机来进行自主完成档案信息的标引著录环节的愿望仍然没有实现。
二、档案著录工作存在的问题
《档案著录规则》(DA/T18-1999)档案行业标准对档案信息著录的定义为“是指在编制档案目录时,对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程”。或者说,档案信息著录活动包含了对档案的内容及形式特征进行主题分析、提取主题词、标引、形成主题词或目录条目的相关活动内容。
一般来说,档案的“内容”指归档文件上所承载的信息,是归档文件保存价值的核心;檔案的“形式特征”指档案信息载体的制成材料方式,如打印纸、工程蓝图、照片、磁盘、铜牌等;档案是内容与形式的有机结合、缺一不可,因此在进行档案著录时,是需要具有一定著录能力的熟练人员才能保证著录工作的进展。
但是,目前档案管理部门比较普遍存在档案人员人手不足、著录工作人员不明确著录标准的要求、著录质量控制不足等现象。
1.档案人员人手不足问题
随着现代管理制度的逐步建立,我国已基本上确立了以市场需求为导向、以技术发展为支撑的现代管理体系,由于受到编制、费用支出等因素影响,在人力资源管理上,各单位自然地会向能够为带来可直接体现“工作成效”的部门倾斜,对于以提供档案信息支撑、很多情况下难以直接体现可以创造“工作成效”的档案部门来说,各单位的人力资源管理不由自主地会“忽略”档案部门人力需求,企事业单位的档案部门人员不足、需要兼职多项工作而不能集中精力处理档案事务的情况非常普遍,这种情况下,自然会直接影响档案信息著录工作的展开。
2.著录工作人员不明确著录标准的问题
档案著录工作人员包含单位内部档案部门和承担档案数字化外包服务的单位;如想保证档案信息著录效果,必然需要了解、掌握有关档案信息著录的相关标准,按照档案信息著录的相关标准开展工作,才能收到预期效果。
目前,我国与档案信息著录相关的标准主要有《文献著录总则》(GB/T 3792.1-1983);《古籍著录规则》(GB/T3792.7-2008 );《文献著录第9部分:电子资源》(GB/T 3792.9 ―2009);《文献著录第4部分非书资料》(GB/T 3792.4-2009,替代GB/T 3792.4-1985)以及目前在进行档案信息著录时的主要依据《档案著录规则》( DA/T18-1999 ,代替GB/T3792.5-85);或许还要考虑《纸质档案数字化技术规范》( DA/T31-2005)、《档案主题标引规则》(DA/T 19-1999)等相关标准。
在进行档案信息著录时,需要档案管理人员具有比较高的业务水平,能够按照著录标准的相关要求,快速完成档案著录要素的提取、确认、标引等活动;但在档案部门中,具备这种工作能力的人员属于“稀缺资源”,这在很大程度上制约了档案信息著录工作的展开。目前在企事业档案管理部门中,具有档案专业学历的人员稀少是比较普遍的现象,非档案专业人员上岗更为普遍,很多单位的档案岗位工作人员对档案标准体系不了解,特别是对档案信息著录的标准要求不了解。
如进行档案著录时,应当根据本单位的档案信息利用需求来设定标引深度,一般来说,只要能够比较准确地完成3个至5个左右的主题词(注意,这里说的是“主题词”而不是“关键词”,因为关键词标引也属于主题标引的一部分)的浅标引就可以满足今后的利用检索需求;但如果标引出现错误,则必然导致著录工作失败;如某承担档案数字化整理的单位在进行标引时,居然出现了把“作者”的著录项标引为“各单位”这种令人难以置信的错误。   而且,很多为了克服本单位档案专业能力不足的情况,会把档案整理数字化、档案计算机管理系统建设等与档案著录相关的工作“外包”委托给外部的档案服务公司承担;但是在这些承担数字化整理工作的外包单位,通常更加缺乏专业化的档案信息著录专家,因而难以保证档案信息著录的工作质量;这种现象如果与档案部门专业人员缺乏的情况“叠加”,则必然会严重影响到档案信息著录工作质量。
3.档案信息著录质量控制的问题
通过以上分析可以看出,在数字化档案室建设过程中,档案信息著录质量控制在很大程度上决定了今后的档案信息服务质量,“根据现代档案著录理论,档案著录是一个系统,在著录层次上其各项标准应该配套,即著录的数据值标准、著录的数据内容标准和著录的数据结构标准应该成为一个体系”,因此,实现对档案信息著录质量过程控制、保证档案信息著录质量就成为数字化档案室建设目标的一个主要指标。
实现档案信息著录质量控制,应当高度重视档案著录标准的使用,需要克服认为《档案著录规则》标准只适用于手工方式进行档案信息著录而不适于计算机数据系统的档案信息著录的认识误区,如在《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)中就明确规定,电子文件的著录应参照DA/T18进行著录,同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识,只有这样,才可能达到《数字化档案室建设指南》4.4.1提出的:“档案检索,应能提供多种类型的检索方式,包括不设定检索字段的简单检索、选定多项检索字段及其逻辑关系的高级检索、模糊检索、精确检索、跨档案门类检索、全文检索等。应支持用户根据需要设定任意检索条件查找其权限许可范围内的数字档案资源,并能在检索结果中作更精确查找”。反之,如果不能实现这个要求,是无法判定是否实现了数字化档案室建设目标。
三、加强档案信息著录能力的培训
1.加强档案管理人员档案信息著录能力培训
首先,档案部门应当把强化档案信息著录能力作为重点培训、日常训练的内容,需要比较全面地掌握档案信息著录所需要的知识,应当在编写数字档案室建设方案、制定档案数字化档案室建设规划时,一定要把对档案信息著录的相关要求纳入其中。
其次,应当根据本单位的工作特点,选择适用的档案信息著录标准,如《档案著录规则》《文献著录第4部分非书资料》等,并且组织培训活动,让档案管理人员熟悉著录标准的相关内容。
2.加强档案外包服务人员档案信息著录能力培训
如果有档案数字化整理外包工作,在进行数字化档案室建设方案的商务谈判和签订合同时,就把有关档案信息著录的相关要求列入谈判内容与外包合同中,要求承包方对项目参加人员进行档案信息著录培训、并能够圆满完成档案信息著录工作。
档案部门应当对档案数字化整理外包单位的档案信息著录进行指导和监督检查,以保证著录质量。
因此,在已实施了OA(办公自动化系统)等信息化工程的单位中,应考虑数字档案归档时的著录问题,按照档案著录标准设置相应的著录标引模块;在制定档案数字化档案室建设規划时,就应当做好OA系统的著录标引工作,以实现归档电子文件形成与著录标引过程的同步进行,而不能把这个问题放在档案室来解决。

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