科研项目数字化管理

数字智库 (2) 4个月前

1 概述
數字化管理是使用新技术、新方法,量化管理对象。数字化管理优点众多:简单、客观、形象、速度快、国际化、有力。数字化管理现在多个方面具有广泛的应用,如:文物保护[1]、档案管理[2-3]、铁路运输[4]、工程建设[5-6]等。采用数字化管理,提高了项目管理效率。随着国家对科研项目的重视,每年有较多的科研人员申请到较多的科研项目,采用数字化管理可提高管理人员工作效率。
2 科研项目数字化管理必要性分析
在我国,科研院校的科研团队主要的职责是为高层次科研人员提供科研环境和条件、建设高层次科研团队、提高研究水平和层次,争创高水平科研成果。准确、有效的科研项目管理是获取创新性成果的基础环境条件,在推动科研院所科研水平、技术创新等方面有重要的作用。
科研项目管理工作主要包括:国家科研政策与文件的管理、国家和学校相关科研制度和规定的管理、国家和地方科研项目的申报管理、国家和地方科研项目的获批立项管理、科研项目评估与奖励管理、日常科研科技工作管理。长久以来,科研项目的管理多根据办事人员的自主意见进行,缺乏必须的制度化、规范化,科研人员与科研项目管理人员之间沟通较少,从而导致科研项目管理办事人员工作效率低下。与此同时,一些科研项目管理办事人员将工作职责作为权利使用,严重制约了科研院所科技工作者的科技创新产业技术水平的发展。各大科研院所科技工作者迫切希望科研项目管理工作向透明化、规范化等良性方向改进,从而提高办事效率和服务质量。
随着科学技术的不断发展,我们已经进入“互联网”时代[7],生活方式已经取得了极大的改变,互联网的普及推动着项目管理现代化发展。因此,为了提高科研项目管理水平、办事效率、服务质量,采取数字化的现代项目管理模式取代传统的项目管理方式是十分必要的。采用数字化管理科研项目是在科研项目管理中应用数字化的理念与方法。使用数字化管理方法解决项目管理中遇到的问题,基于互联网平台管理科研项目数字化信息。换言之,使用计算机网络技术,实现科研项目管理中的组织、计划、服务实施沟通、互动。实质上,科研项目数字化管理,是在科研项目管理的各个环节,过程中充分使用现代化数字技术、信息技术,建立健全网络化科研项目管理系统,不断改善现有科研项目管理模式、不断提高项目管理效率和管理质量。
加快建设数字化科研项目管理是实现科研院所管理水平的重要方法。首先需要各大院所认识数字化科研项目管理的重要性,加快推进建设数字化管理系统,提高科研院所在科研项目创新中的竞争力。
3 科研项目数字化管理建设
实现科研项目管理信息的实时公开实时管理、提高科研项目管理人员的服务意识和水平、争取信息共享是科研项目数字管理的关键内容。科研项目数字化管理需充分利用各大科研院所内网,建设专门的网络服务平台对科研项目的一般性内容加以介绍,包括:职能范围、组织架构等;针对各类科研项目数据库则需要重点建立,利用内网实现信息共享。各个科研项目参与人员可充分利用计算机网络实现科研项目信息网络实时共享,实现数字化、信息化科研项目管理。科研项目数字化管理主要从以下几个方面进行:
3.1 科研项目相关政策、文件的数字化处理
国家、地方、院校相关科研政策的宣传和执行是科研项目管理人员、科研人员的一个重要工作内容。因此,实现各级政策、文件、规划实现数字化处理是十分重要的。相关政策文件、管理办法及制度的数字化处理分类要求满足档案管理标准,可采用扫描、录入等方法将各类信息分类存储至信息库中,可按照时间、性质进行分类,方便查阅。同时,查阅过程中必须遵守相关保密协议,并根据保密要求对可复制文件和不可复制文件分类处理。既要满足科研人员知晓相关信息,又要避免信息超范围扩散。
3.2 项目申报及批准立项的数字化管理
科研院所通过科研项目支持,获取部分科研资金,同时科研项目也是科研人员探索未知、发现真理、服务社会的重要途径。所承担的科研项目水平和数量也是单位科研实力的一个侧面反映。因此,从科研项目申报开始,科研项目管理人员需高效、准确地指导科研人员进行科研项目的申报,尤其是重大科研项目的申报,这也是科研院所科研项目管理的重要内容之一。申报成功的科研项目管理则是科研项目数字化管理的核心工作内容。   科研项目申报数字化管理,需要在建立的网站上及时更新科研立项通知以及项目申报的具体程序,并附上科研项目申请书,并将指导文件、项目申报的具体要求纳入附件内容,主要包括:申请人员条件、金额、时间节点等。科研项目申请书的填写是项目申报的最重要环节,可明确标识填写指南,同时与科研人员所在单位有关的信息可由专门的科研管理人员统一填写,可节省科研人员填写时间,同时可避免重复查阅或者出现填写错误。各个参与人员可通过单位内网接收项目申请书,填写完毕后可通过单位内网上传至科研管理人员处,管理人员首先需要完成对项目申请书的形式审查,审查通过后,收取打印版和电子版统一上报至相关部门。
在项目申报期间,科研管理人员可将申报指南进行解读,针對申报过程中的关键问题(科研项目设计、论证等)对科研人员进行统一指导,必要时,可通过网站将申请书交由单位内外的专家进行审查并提出相关的指导意见。可将通过申请获批立项的科研项目的原始申请书作为规范模版录入所属类别的项目管理数据库中。由于,大多数科研项目的实施是一个长期的过程,针对多年资助的科研项目仍需要每年向相关资助部门上报年度总结报告,汇报研究进展。因此,需要在相关网站上及时更新报告要求以及需要填写的表格、文件等内容,监督并督促科研人员按时完成内容填写并提交。促使科研管理人员从管理向服务转变。
3.3 科研项目成果评估及奖励的数字化管理
科研项目成果评估是根据科研人员所取得的成果从而评定其研究水平,因此,需要建立健全科研成果评价指标体系,同时,也需要公示学术成果评价结果,从而促使科研成果的科学性、公正性、透明性。科研项目成果评估数字化管理是指将科研项目科研成果在评估公示网页上进行公布,包括项目的基本概况、研究内容、意义以及创新点和科学应用价值。同时,需要罗列项目已经取得的科研成果包括:学术论文和发明专利等。若有部分成果需要鉴定,则需要同时公布鉴定结果,实现科研成果评估的透明化。科研成果评估透明化对于宣传成果,以及研究成果的开发和产业化有重要的促进作用。同时,也在一定程度上避免了学术不端现象的出现,有利于加强各个同行之间的互相监督。这也为科研院所其他科研成果的分类打下基,并为学校奖励科研人员提供依据。根据科研项目成果,择优申报更高一级的奖项。申请方法及流程与科研项目申报一致。
3.4 日常工作中的数字化管理
科研项目日常管理工作主要包括:相关会议的组织和接待、相关学术活动组织、科研项目档案管理等。针对组织的相关会议需要根据会议内容撰写会议纪要和接待纪要,及时公布于相关网页。学术活动也是科研项目管理工作的重要内容,其数字化管理主要包括:申报、审批和实施过程中的数字化管理,学术活动中的报告内容、参与人员信息和现场视频、音频的数字化。将这些内容数字化后的成果按照档案储存标准,进行分类处理,根据相关保密要求进行保密处理。需要保密的成果按照要求设立相关的授权阅读渠道,针对公开的学术成果内容则可按照要求编制检索目录,将目录与内容链接。项目批准书等材料由于保存难度较高,则更需数字化存储,在保存资料的同时可供阅读和使用。推动科研项目档案资料管理从收藏到使用的转变。
4 结束语
科研项目的数字化管理,应当实现全方位、全过程、动态开放的管理方式,建设普及整个单位的科研项目管理网络系统,从而促进各科研院所科研项目管理向规范科学化、服务现代化方向发展。通过数字化管理科研项目,使得科研管理人员从权力实施向业务服务转变。通过网络的实施传输大大提高了工作效率和服务水平,也加大了科研项目的监督力度。同时,可将科研项目传统管理方法中只重视前期的申报过程转变为整个科研项目周期的全过程管理,从侧面提高了科研院所的科研水平和层次,实现高标准、高质量的完成科研项目,推动科技成果向生产转化。将科学发展与社会经济发展直接联系起来,使科研成果更好的服务于国家、社会和人民。

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