国有企业档案数字化的探索与实践

数字智库 (2) 4个月前

在公有制為主体的经济制度下,国有企业控制着我国国民经济的命脉,在我国社会主义现代化建设中占有重要地位。档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录,是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。档案是全体员工的智慧结晶,是国有企业的知识资源和宝贵财富。借助先进的信息技术,充分挖掘档案的价值,能为企业领导提供决策支持,从而推动企业的科技创新和可持续发展。
支撑我国国民经济命脉的国有企业,通常成立年限早,企业年龄长,积累的档案资料非常多。以广州移动公司为例,截至2018年12月底,广州移动馆藏档案材料已达46万件(卷),其中合同档案约占50%,在日常工作中经常被利用到报账、诉讼、用电报装等。此外,邮电系统分营之前,形成了一批早期文书档案,随着年代久远,这些纸质材料逐渐风化受损。处理这些传统档案耗时费力,工作效率低下。据统计,近三年,广州移动日均档案利用量是51件(卷),按传统纸质档案借阅耗时分析,每件档案从库房调出,到收回入库,平均耗时0.3小时,日均处理时长为15.3小时,相当于2人日的工作量。另外,纸质档案借阅以手工为主,档案原件被借出后,由于各种因素的影响,易造成原件丢失,从而产生不可挽回的损失。因此,探索企业档案数字化管理是企业提档升级的必由之路。
1方案设计
企业档案工作是企业基础性工作,在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保障增值和记录企业历史等方面有着重要的地位和作业。根据国有企业档案管理现状,从信息安全、人员管理、费用预算等方面制定符合企业的档案数字化方案,如图1所示。具体工艺流程包括领取案卷、档案分类整理、档案修复、档案扫描、图像质检、条目录入和校对、文件格式转换、档案装订归还案卷、数据挂接到档案系统和扫描数据备份等。其中整个扫描流程,辅助以数字化加工扫描软件进行实施。
2档案数字化
档案数字化是一项非常细致的工作,包括档案前期登记检查、对破损档案重新修复和整理,已有条目的核对、补缺、完善,档案扫描,图像处理,图像存储,数据挂接,已挂接文件的核对、更改(对挂接错位或明显不能利用的页面重新进行扫描),OCR识别(手写档案不要进行OCR识别),数据上传,数据验收,数据提交,数据备份,档案实体消毒、入库上架等整套工作。
(1) 引入合适的服务方。根据国家档案局发布的《档案服务外包工作规范》,引入的服务方利用计算机技术对需对纸质档案、音像档案、微缩档案等进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘、固态硬盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本。为了档案信息的安全,双方制定出合适的档案管理机制,并签订保密协议,确保档案原件和数字化信息的安全。
(2) 制定规范的工作流。数字化实施的各个环节都需详细的登记,整理、汇总、装订成册,而且集存规范的记录,如工作流程单、档案交接单等。
(3) 档案提卷。核对档案的卷/盒数、件数、页数、档案的借阅、缺失、破损情况详细地记录在《档案交接单》中。
(4) 档案扫描。根据档案幅面的大小(A4、A1、A0)等,选择相应规格的扫描仪进行扫描。幅面小于或等于A4页面采用平板扫描仪扫描,图纸采用专业的图纸扫描仪进行扫描。扫描色彩模式:全部文件彩色扫描。扫描分辨率为300dpi。扫描存储的格式:单页TIFF或多页TIFF一套,双层PDF。
(5) 图像处理。去除图像的污点、黑边、折痕,对倾斜的图像要纠正,对有影响图像阅读方式的扫描件将进行旋转处理。检查图像扫描质量:扫描内容是否完整、是否有扫错页、漏页等情况,若有需重新扫描的纸质文件,应及时反馈,依据流程做二次处理。为能缩小图像文件的容量,节省存储空间,不影响预览速度,需把纸张多余的白边去除,统一设置纸张的大小,使用者预览时更加美观。为使扫描图像质量更高,对文件进行居中处理。图像存储且压缩格式:黑白TIFF采用G4压缩;彩色TIFF采用JPEG压缩。   (6) 条目录入及校对。采用档案原件和档案数据库的校对方式,对数据逐条进行核对,核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格的数据则应进行修改或重录。
(7) 档案还原装订。恢复档案原貌。
(8) 数据挂接。对所录的数据按照档案类别进行汇总,导入到电脑中,再把转换的PDF文件挂接到对应的文件夹中,并检查挂接的数据是否有完整(漏条、挂错等),发现问题及时修改。
(9) 数据备份。DVD/CD、光盘备份一份;将TIFF文件进行光盘刻录,保证同一张光盘上的目录信息与图像文件对应。确保所刻盘内的数据可拷贝,光盘可正常阅读使用。TIFF格式图像与双层PDF水印图像由上传到盘阵存储器进行备份保存。
3档案数字化管理的优势
依托实数字化加工管理软件进行档案扫描、图像处理、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据统计、打印输出等功能,有五种优势。
(1)档案修复:档案归档前使用过程中存在破损的情况,在数字化加工中发现并对破损的都进行修复处理。
(2)整理纠错:原档案在归档整理装订过程中,将页面正反面调转打孔装订,导致在查阅实体档案不便利的情况,在数字化服务过程中实体进行纠错。
(3)引入OCR技术:可以直接提取图像上的文字信息、减少手工输入文字的次數,节约录入时间、减轻工作量、提高工作效率。实践证明其在档案信息数字化工程中的作用愈来愈显著。
(4)二维码识别:系统扫描功能在扫描的同时,可以自动识别实体文件上面的一维条码和二维码,并根据我单位的个性化要求采集和解析条码信息,并对原先的识别技术进行升级由只能识别一维黑白条码,升级为能识别一维、二维条码。
(5)多重校对录入:根据信息化项目对条目录入正确率的要求差异,该系统支持单机录入、双机录入以及三机录入以提高录入数据的准确性。
4方案实践成果
档案数字后,实现档案双套备份的同时,提升档案管理服务能力,同时,节约了企业管理成本。首先确保了档案安全,传统的纸质档案,档案员完全依靠手工方式来实现利用服务,借阅实体档案,由于自然灾害或者自身管理原因,不可避免地会造成有些重要档案的丢失和损坏。数字化后,档案数据实现异地异质备份,后续的统计、开发、借阅等工作,可以减少档案出、入库频率,减少档案的人为和自然的损害。其次,节约了企业成本。第一,节约人力成本。根据分析,处理传统的档案借阅每件需要0.3小时,数字化化后,处理每件时长大约在0.15小时,人力成本节省了50%。第二,把档案员从繁重的重复劳动中解脱出来,极大减轻了工作人员的负担。第三,节约企业复印资源和纸张成本,数字化后,档案复印量减少,按目前广州移动年需复印的借阅量1550件计算,每年节约纸张大约36000张,经年累月,是一笔不小的费用。最后,提高了工作效率。档案信息化后,企业的无形资产可以快速向需求者提供浏览,档案室逐渐从保管部门转变为信息中心、记忆库。
5结束语
传统的纸质档案,档案人员完全依靠手工方式来实现利用服务,借阅实体档案,由于自然灾害或者自身管理原因,不可避免地会造成有些重要档案的丢失和损坏。档案数字化后,档案数据实现异地异质备份,后续的统计、开发、借阅等工作可以减少档案出、入库频率,减少档案的人为和自然的损害。广州移动档案数字化将为通信行业的档案工作带来了新的挑战和机遇,也将为日后通信事业留下宝贵的财富。

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