浅谈信息数字化在妇幼保健机构档案管理中的作用

数字智库 (3) 4个月前

随着国家开始鼓励二胎,新生儿及产妇的数量大量增加,因此新生儿及产妇的档案也日趋增加,档案的管理存放的工作成了妇幼保健机构的重要环节。在医院有关产妇及幼儿的日常工作中,档案管理工作占有很大的比重,如何能让医院快速有效的对新生儿及产妇的档案进行有效的管理成了现在的关注热点。虽然档案的管理工作随着医院的进步和发展也在进步,但仍存在一些档案上的问题,比如档案数目大,分类不细致,存放的地方阴暗潮湿容易生虫子等等问题对档案工作有着一定的影响,这些问题需要尽快解决。
1 妇幼保健机构档案管理的意义
随着社会的飞速发展,妇女与幼儿保健工作逐渐面向全社会,而规范有效的管理档案不仅能优化妇幼保健医院的各项方案,还能根据档案中所记载的信息给医院提出合理的建议,提升保健医院在市場上的竞争力,为医院的发展提供重要条件。妇幼保健医院作为服务部门,不仅具有较强的医疗保健专业性,而且对其服务的要求也非常高,因此档案管理作为保健医院的一项重要管理工作,是医院针对妇幼保健开展各种营销手段的基础,加强妇幼保健医院的档案管理工作,提高保存管档案的规范性与专业性,从而有效地保证医院的健康发展。此外信息技术的飞速发展也需要妇幼保健医院根据信息技术,加快信息化档案建设,这样才能更好地将信息技术的作用发挥出来,将档案更好地分类存放[1]。
2 妇幼保健机构档案管理出现的问题和应对措施
2.1 管理制度不完善,管理人员水平不高
许多妇幼保健机构没有专门存放的档案的房间,只是将闲置的房间作为档案存放的地点,这种空余的房间环境往往是阴暗潮湿的,档案容易受潮甚至发霉腐烂。在保管过程中也往往出现管理制度不完善,档案管理人员由于分工不明确导致工作散漫不负责。管理人员管理不用心导致档案胡乱堆放,在调查以往档案时,不能及时地将档案拿出来,甚至一份档案需要寻找半天。严重时甚至会导致档案丢失现象发生,档案丢失现象发生后,档案管理人员互相推卸责任,长此以往势必会影响保健医院的工作。
另外档案管理工作需要专业的人员来进行归纳整理,但目前许多保健医院在聘用档案管理人员时,没有对档案管理人员的专业和知识进行明确要求,导致现在许多档案管理人员大部分都是非专业人员,档案管理工作人员素质不高专业知识缺乏,对档案进行存放时没有进行明确的分类。另外档案管理工作混乱的另一重要原因是领导的不重视,有才能的档案管理人员看不到上升的希望从而跳槽去别的岗位或者机构。一些对档案管理不用心的保健医院,在存放档案时往往不注意外部环境,致使部分档案变潮发霉,甚至被虫子咬烂,导致许多人丢失重要档案。在他人需要使用档案时,档案发霉变潮甚至被虫子咬烂,会影响医院的口碑和信誉,而档案的缺失会让患者在治疗过程中没有参考依据,严重时会导致医院对患者制定错误的治疗方案,损害他人健康[2]。
2.2 完善档案管理制度
利用信息技术完善档案管理制度,搜集其他医院对于档案的存放管理的案例,借鉴其他医院的相关制度完善妇幼保健院的各项制度,可以提高档案管理工作的效率,加强相关人员的责任心。首先领导要提高对档案管理工作的重视,一部分领导由于对档案管理工作的偏见,认为档案管理工作只不过是将档案放在某一个地方,需要的时候拿出来,缺乏对档案管理工作的重视导致档案管理工作人员看不到上升的希望,工作热情不高缺乏责任心。领导加强对档案管理工作的重视,下拨款项用于加强档案存放室的建设,购买电子设备加强信息化建设。购买防腐材料,提高档案管理工作人员工作的积极性和责任心,保证档案正确的存放和规划的管理。另外聘请相关人员对档案进行合理分类,分类存放能够在需要查看档案时,能快速准确地找到所要查看的档案,有效避免档案管理工作中存在的各种失误。对档案管理工作人员进行明确的分工,每个人都明确自己所工作的内容以及工作出现失误后所要背负的责任,从而加强自身对档案管理工作的重视,逐渐提高档案管理工作中的质量,为医院的可持续发展提供保障。
2.3 吸引经验丰富的档案管理人才,完善档案管理制度
有工作经验和工作技巧的工作人员会使档案管理工作的效率大幅提高。而现在的很多医院的档案管理人员学历不高经验水平低,加之医院对档案管理工作的不重视,因此无法吸引经验丰富的专业人才来完成档案管理工作。如果医院中没有几个对档案管理工作得心应手的人来进行工作,妇幼保健机构的档案管理工作则无法进行正常进行下去,由于管理人员业务不熟练和没有工作技巧,档案丢失和档案短缺的现象会经常发生,在档案放置和拿出工作中会出现种种错误,比如档案管理人员往往记不清将档案放在哪一行哪一列,将档案拿出时不能放回原位,拖慢工作进度。在遇到需要尽快拿出重要档案时,无法及时拿出,影响医院的信誉和口碑。而一部分人员由于工作能力不高,素质低下等等原因,在工作发生事故领导对其进行责罚时,往往不服管教消极怠工,这样不仅会拖慢医院的进度,还会影响其他部门工作人员的工作效率。   医院招聘对档案管理有经验和有技巧的人员,是管理好档案的基础。对于有工作经驗和工作技巧的档案管理员工,医院要提出优质的待遇福利,吸引专业人才前来就职。妇幼保健机构应根据保健机构的运营情况和方向制定合理的管理方案,将医院的发展思路清晰地展现给大家,让工作人员对医院的发展方向和任务有一定的了解,使工作更加流畅有序,只有工作人员知道自己应该做什么,对什么工作负责任,才会更加重视自己的工作内容,争取把自己的工作做到最佳。培养员工对医院的归属感和认同感,有利于员工进行自我约束,提高员工的工作积极性。另外医院在实行管理方案时,应虚心听从大家意见,让工作人员指出方案中的不足,提高保健制度的运行效率。
2.4 加强信息化建设,优化档案管理设备
在信息技术飞速发展的今天,利用信息化技术对档案进行管理,也是档案管理的有效手段。传统的档案管理是将档案所存放的位置进行手工记载,在需要档案时,往往需要翻很长时间的记录本,不利于寻找档案的效率。另外利用手工书写档案的存放位置不仅会浪费大量时间,而且容易丢失记录本,因此利用网络信息技术记录和查找档案是对档案进行管理的重要手段。利用专业的档案管理设备,提高查找档案的速度,减少档案工作人员的工作量,提高工作效率。另外信息技术不仅可以用于档案管理,也可以用于培训档案管理人员,利用信息技术搜寻档案管理的相关知识,对档案管理人员进行培训,或者搜寻其他医院,对档案管理人员进行培训,还可以让档案管理人员通过观察其他保健医院的档案人员工作,提高自身业务能力,学习相关知识,从而推动保健医院的可持续发展[3]。
3 结语
综上所述,妇幼保健医院档案的正确存放,不仅是妇幼保健医院开展工作的基础,档案中所储存的各类信息直接关系到妇幼保健医院的发展情况。因此完善档案管理制度,加强档案管理专业人员的素质和业务能力,提高档案管理工作的效率,是保健医院开展工作的重点内容,有利于妇幼保健医院的可持续发展。

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