数字化背景下事业单位会计档案管理工作的优化探讨

数字智库 (3) 4个月前

一、事业单位会计档案管理数字化内容
(一)事业单位会计档案管理数字化内容
事业单位会计档案管理转向数字化是指通过运用现代的多媒体技术,将纸质档案变更为电子档案,储存在数据库中,从而在网络上进行管理。事业单位会计档案管理数字化内容具体参考以下几个方面:①电子档案备份。②电子档案储存。③优化管理会计档案的管理制度。④优化管理会计档案的分类处理。⑤优化管理会计档案数字化的思想意识。⑥提高管理会计档案工作人员的专业素质。
(二)事业单位会计档案管理数字化优点
①纸质档案转为电子档案,有利于节约纸质档案的储存空間,提高档案的利用率,延长了档案的保存年限,降低档案保存的要求标准。
②节省人力物力。在传统的纸质档案保存过程中,需要大量的人力物力对此进行保管,尤其是纸质档案,在保存过程中稍有不慎便会损坏,保存难度比较大,需要定期对档案进行维护管理。
③实现资源共享。将管理会计档案数字化,建立共同的信息平台,上传信息数据,有利于各部门之间实现资源共享,增进数据的交流与沟通,以便及时能够发现问题,解决问题。
④方便统一管理。在传统的纸质档案管理过程中,由于档案的年限和保密权限不同,管理的标准也不同,而上传到互联网,通过网络技术来进行管理,简化检索和查阅的流程,方便统一管理。
⑤确保会计档案的真实性。传统的纸质档案在记录资料时,不能够及时的对资料更新,一些年久失修的资料对当前的工作毫无用处,甚至还会起反作用,而使用网络技术保管资料就不同了,可以随时对资料进行更新,确保了会计档案的真实性,提高了会计档案管理工作的综合效率。
二、当前事业单位档案化管理存在的问题
(一)安全问题
在数字化浪潮之下,通过多媒体技术来处理数据,这也难免会出现安全上的问题。一旦解决不好,会造成严重损失。当前事业单位档案化管理中所存在的安全问题主要有三类。第一类就是因为工作人员的主观失误而造成档案材料的缺失或遗漏,因为对新媒体技术的操作不当或者因为疏忽,而导致录入数据的不同,影响了材料的真实性。第二类是档案管理环境问题。就算是电子信息档案储存,及储存环境也有着不同的安全隐患。比如发生意外,或者发生事故灾害,所储存信息的载体丢失,都会对事业单位造成严重的损失。第三类则是技术方面。这一类是最常见到的问题,通常因为网络的防火墙或者是防盗软件不能够满足系统的需要,发生瘫痪或者是存在不足,被别有用心的人钻了空子,容易导致信息泄露,造成严重的后果。还有可能是保存信息的载体因为系统更新,格式转换等原因,使得会计档案的数据在处理的过程中,出现遗漏或者是丢失,给事业单位带来麻烦。
(二)过渡时期
对于会计档案管理来说,由传统的管理模式进入到数字化管理模式当中,势必会需要一个过渡期。但由于传统的管理模式存在时间较长,给工作人员带来的印象比较深,短时间内从旧模式改为新模式,可能对于工作来说并不很容易上手,对工作人员也提出了相当高的要求。不管是工作思维还是工作方式,工作人员可能都需要一段长时间的适应期,来适应事业单位档案管理数字化所带来的改变。
(三)管理问题
在当前的数字化会计档案管理工作中,非常突出的一个问题,就是管理工作不到位。首先,专业档案管理人员不足,已有的档案管理人员专业素质不高,总结为一句话就是人才问题。在管理制度中,对档案管理人才并没有过多的要求,可以说档案管理工作对于事业单位来说所受的重视程度不够,所以分配到的档案管理人员的专业能力不足。其次是缺乏相应的管理制度。传统的会计档案管理制度当中,并没有太多对数字化的要求,相应的对一些工作职责也存在范围模糊的问题,导致职责不清,权责不明,为开展数字化管理造成了很大的隐患。最后就是会计管理档案新旧不分,有用档案与无用档案掺杂在一起,造成数据冗杂的情况,不利于开展会计档案管理工作,造成工作效率低下,影响了会计档案数据的权威性。
三、优化事业单位会计档案管理数字化的措施
(一)加强对会计档案管理数字化的重视程度,为数字化进程营造良好的发展环境
首先事业单位要加强对会计档案管理工作的重视程度,为会计档案管理工作的数字化提供支持。在事业单位当中,管理层的意见很重要,所以管理层要提高对会计档案管理工作的重视,深入了解会计档案数字管理工作,并对其形成正确的认知。全面落实档案管理工作的所需所求,为其营造良好的发展环境。比如在事业单位内为会计档案设立独立的会计档案室,以便工作管理人员可以有效将档案归类。其次在事业单位内部,加强环境硬件设施,做好意外情况的预防工作,加强基础设施建设,比如灭火器,消防栓等。
(二)树立完善的档案管理制度,规范档案管理流程
在数字化背景下,抛弃传统的档案管理方式,转为数字化的档案管理方式,必须要在一套完善的档案管理制度中进行,并对档案管理有着严格的规范要求。针对会计档案管理而言,细化会计档案管理流程,加强会计档案管理的保密措施,提高会计档案查阅的权限,增强会计档案管理的质量。比如在查阅档案时,需得到上级领导的签字批准,且必须在档案管理工作人员的陪同之下查阅,最好是查阅档案的复印件,保存档案的原件完整。
(三)引入专业的档案管理工作人员,提高当前档案管理工作人员的素质修养
在引进管理人员时,务必提高管理人员的聘用标准,优先录用数字化、信息化、财务化背景的专业人才,最好是复合型人才,通过引入此类人才,切实发挥人才的作用,提高档案管理工作的水平。而对于内部工作人员,根据其文化层次的不同,定期或不定期举办培训、讲座等活动,为内部工作人员提供学习机会,提高内部工作人员的专业修养。或与高校合作,在高校内部设置数字化专业课程,为内部员工提供学习的渠道。也可以与高校签订协议,与高校学生开设此类专业,接收高素质人才毕业生等。
(四)加强安全管理
数字化是依附于互联网而存在的,因此存在很多安全隐患。如果安全工作做不到位,那么数据资料工作就很难开展。所以,为增强档案管理的工作质量,事业单位应在原有的基础上完善档案管理所需要的硬件环境,为档案管理工作开展提供有力支持。在内部开设会计档案室时,各方面硬件也要做好防潮、防磁、防尘的工作,为电子信息的保存提供硬件环境支持。而针对互联网安全隐患,可以由专业人才设置防火墙,对计算机病毒等加以研究,设置有效的网络屏障,保护好档案数据,避免因档案数据的丢失或遗漏而造成的巨大损失。尤其针对在当前信息化建设中已经出现的问题,着重采取针对性措施,不要使小问题发展成大问题。
四、小结
会计档案管理工作朝着数字化的方向发展,是大势所趋,事业单位不应违抗这股浪潮,反而应该积极采取措施面对,抓住数字化浪潮下所带来的机遇,积极迎接档案管理数字化所带来的挑战,努力提高事业单位档案管理水平。

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