新时期出版社干部人事档案数字化工作探析

数字智库 (5) 4个月前

1 引言
在数字化新时期,出版社的人事档案管理工作面临着新的机遇和挑战,需要出版社及时结合现状调整人事档案管理方式。其中的干部人事档案数字化管理受到了越来越多人的关注,将干部人事档案管理数字化已经成为必然趋势。鉴于此,出版社应制定并实施加强数字化技术在干部人事档案管理中应用的各项举措,从而提高自身工作的有效性和实效性。
2 干部人事档案数字化概述
2.1 干部档案数字化概述
干部档案数字化指的是将干部材料进行收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等,实现数字化管理,是一种伴随科技发展而衍生出的一种档案管理新形态,已实现将各类档案资源转变为数字化的档案信息。它以互联网为依托、数字化技术为工具,以计算机为本体构建了一个有序的档案信息库,真正告别了纸张翻阅档案的传统方式,实现了资源充分利用与共享,对于出版社而言,工作效率大大提升[1]。
2.2 干部人事档案数字化工作落实的必要性
出版社干部人事档案包含相关部门工作人员思想汇报、工作经历、工作业绩等相关重要内容,属于出版社的机密内容,对于出版社中的干部岗位调动来说起着重要的作用。因而,需要人事档案管理工作人员妥善保管。以往的档案管理方式,容易发生档案资料损坏、丢失等问题,且使用效率低,不利于出版社各項工作高效实施,一定程度上而言,造成了档案资源的浪费。伴随互联网技术、信息技术的出现与应用,虽然出版社干部人事档案管理模式与方式有了较大改善,但是在数字化时代,显然不能满足新时期需求与要求,需要出版社加强重视干部人事档案管理的升级工作,及时吸纳和应用数字化技术,以求尽早实现干部人事档案数字化管理,从而跟上社会发展步伐实现长远发展。
3 干部人事档案数字化工作开展的积极意义
首先,干部人事档案数字化工作的开展,有效地整合与归纳了个人信息。所有干部的信息将系统的归纳到个人名下,使得干部信息更加健全与完整。除了文字信息,包含的一些音频录像信息也可归纳其中,告别了纸张人事档案管理的时代,达到了以往人事档案管理所不能企及的高度。数字化时代的到来,使得干部人事档案信息易输入、易修改,档案查找与分类也更为便捷、准确,利于相关工作的开展。其次,干部人事档案数字工作的开展,有效提升了个人档案使用效率。以往的纸张化管理手段,不利于个人信息被及时找出、应用与更新,使用个人档案往往需要花费较多的时间去搜寻,大大降低了个人档案使用效率。这个过程中,还需人事档案管理人员不断核查编号、单位等信息,且需要在文件柜或不同箱子中进行查找与核对,不能排除同名同姓的偶然事件发生,个人档案抽取和使用往往伴随着失误及低效。而数字化管理则很好的克服了这些难题,个人信息会同步更新,既节约时间又提高了准确性,大大提升了个人档案使用效率。最后,干部人事档案数字工作的开展,有效将个人档案保护持久化。数字化模式的个人信息,不仅不用在防潮、防火、防虫等问题上过多担忧,还可间接减少人力、物力、财力的支出,甚至还可将个人档案保护持久化,只需定期的查验和检测,方可确保资料不外泄、不丢失[2]。
4 新时期出版社干部人事档案数字化工作具体内容   在数字化背景的新时期,出版社还应再接再厉,将干部人事档案管理工作进一步朝着数字化方向推进,不断落实各项利于干部人事档案数字化的举措和行动,从而顺利完成人事档案管理工作模式的转型,为今后提高工作效率与加快发展奠定坚实基础。
4.1 采集准确完整的干部人事档案信息,转变数字化信息存储
落实干部人事档案数字化工作的第一步是搜集准确与完整的干部人事档案材料,这一步非常关键。在搜集中,需要囊括干部多个环节信息,如履历表、考核、学历、工作经验、入党材料、业绩等,切实将每个干部的独立档案搜集全面与准确,出版社人事档案管理负责人需要添加更多人手去搜集这些信息,然后在接收信息与整理信息时,要进一步对信息的真伪做到辩证,剔除不符合存储需求的材料,进一步确保干部人事档案信息的真实性、规范性。
在干部人事档案搜集完毕后,要合理安排人员对这些档案进行扫描和录入,切实将所有档案资料转化为数字化信息,将转化后的数字化档案信息进行存盘、电脑储存,实现双向备份,使得出版社干部人事档案安全性系数加强,也避免日后由于档案资料的丢失给出版社造成重大损失。此外,还需建立统一平台,定期更新档案信息,对部分内容进行公开、实现共享,协助各部门更快、更顺利开展与落实工作,最大化地提高出版社工作效率。
4.2 培养档案管理人员数字化意识,落实相关技能培训
档案管理人员是落实人事档案数字化工作的实施者,是关乎干部人事档案数字化工作模式转变成功与否的关键人群,需要出版社重点看待并对待档案管理人员数字化意识的培养。为了进一步培养与提升档案管理人员的数字化意识,需要出版社加大数字化档案管理相关宣传,并积极营造数字化档案管理氛围,切实让档案管理人员意识到这是数字化的时代,从而加强责任感与使命感,利于档案管理人员在管理工作中迅速培养数字化意识。为了加快干部人事档案数字化建设,出版社还应落实对档案管理人员的相关技能培训,使得他们能够有效掌握运用计算机、数字化技术等相关技能,从而更快适应数字化档案管理工作环境并加快其建设与发展,利于出版社干部人事档案数字化发展进程加快。与此同时,还应为加強培训成效匹配相应的考核,加强对人员培训的了解与认知,方能进一步纠正培训方式、提高培训效果,利于档案管理人员尽早掌握必要技能[3]。
4.3 完善档案数字化工作制度,发挥监督职能与作用
伴随干部人事档案数字化转型,出版社也应第一时间更新与完善档案数字化工作制度,切实指导档案管理人员科学、合理地开展工作。在档案数字化工作制度完善过程中,还应强调与突出监督部门的职能与作用,并给予他们一定权利,切实保障档案真实性,切实约束与加强档案管理人员的言行管理。为了加强对于档案质量与安全把控,监督部门还应积极实施奖惩制度,发挥集体力量,做到人人监督,对举报有功的工作人员进行不公开表彰与经济奖励;对于被发现的档案管理问题要及时追究责任人,并评估对出版社造成后果的严重程度去落实相应处罚,切实将档案问题与管理风险扼杀在萌芽状态,维护与促进出版社良性运转。
5 结语
综上所述,干部人事档案管理是出版社人事管理中的一个重要分支,管理成效的好与坏直接关乎出版社干部的岗位晋升,这对于出版社或是出版社干部而言都是至关重要的。新时期,出版社还应积极顺应社会发展趋势,将干部人事档案管理工作与数字化技术相结合,从而实现干部人事档案数字化管理,利于档案的储存与应用,一定程度上也提升了档案的真实性、安全性,这对于出版社长远发展有着较多益处。只有这样,出版社才能实现人事档案管理转型和升级,实现良性、长远发展将更具可能。

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