档案数字化建设的实践思考

数字智库 (2) 4个月前

随着时代的发展,档案数字化建设已成为档案管理工作的重要内容,对于档案资源的开发利用具有重要意义。如何开展档案数字化建设工作,需要档案工作人员了解档案数字化的内涵以及相关建设内容,积极探索有效的建设策略,以高效完成档案数字化建设工作,发挥信息技术的优势作用,推动档案建设事业的发展。
一、档案数字化建设概述
数字化,即利用信息技术將光、电、声、磁等信号转为数字信号,抑或将文字、语音、图像等信息转为数字编码,对信息进行快速传输及处理的一种技术。数字化技术的优点为速度快、简单直观。档案数字化建设是将数字化技术应用于档案管理的一种实践,即利用数据压缩技术、数据库技术、高速扫描技术将声像文档、纸质文档、电子文档进行系统化组织与建设,构建档案数字信息库,实现档案的数字化存储、网络化传输,以实现档案资源的高效管理和便捷共享。档案数字化建设包括下述几方面内容:第一,通过扫描、加工处理等方法变纸质档案为数字化档案。第二,对已形成的电子文件进行及时分类归档存储,确保电子文件的准确、安全。档案数字化建设能够实现档案资料的集中管理,便利了档案资源的开发利用,有助于更大限度地发挥档案管理的价值。
二、档案数字化建设的有效途径
(一)增强风险意识,保证档案安全性。档案数字化建设过程中有可能由于工作人员操作失误或是技术掌握不到位,造成数字化建设系统存在漏洞、档案信息资料不全,或者由于缺乏安全意识而造成重要档案信息的泄露,存在安全隐患。这就需要增强档案管理人员的安全意识和风险意识,通过日常教导、时时培训,增强档案管理人员在档案信息开发过程中的风险意识,确保数字化信息的真实、准确,同时要做好数据库的备份,及时更新数据库事务日志,严格加强对数据库的访问、查阅管理,以确保档案信息的安全性。此外,还应加强对档案管理人员的保密意识培养,通过健全信息安全制度,完善档案管理制度,来保证档案安全。
(二)统一建设标准,把好档案质量关。档案数字化建设与信息技术息息相关,而信息技术涉及面很广,要想实现档案的便捷管理和信息共享,需要制定统一的档案数字化建设标准,以使档案资源在各软硬件平台皆能具有较强的兼容性,也便于档案资料的保存与传递。这一方面需规范纸质档案数字化转化的格式,另一方面也应处理好音视频档案数字化转化、一体化利用、各数据库之间无缝衔接的问题,通过统一建设标准,规范档案数字化管理,以实现档案信息在互联网时代的高效传输,加快档案的信息化、网络化发展。
(三)加大经费投入,完善相关技术设备。档案数字化建设是大势所趋,是档案事业发展的必由之路。为推动档案数字化建设,需要相关部门加大经费投入,积极引进数字化建设软硬件设施,不仅加强档案管理软件系统的开发应用,以满足档案一体化管理的需要,还需加强数据库建设,根据所在单位档案管理的实际需要开发相适应的档案数据库,构建数字档案馆。此外,为加强对档案资源的开发利用,还需加强与其他部门的联系,开发通用软件,以实现档案资源与其他部门的高效对接,实现资源共享。此外,还应积极引入先进的扫描设备、计算机设备,以实现档案数字化建设的顺利开展。
(四)加强人才培养,打造专业人才队伍。档案数字化建设需要一支专业技术强、能力突出的人才队伍来负责实施,毕竟数字化工作不仅考察工作人员档案管理专业水平,还考察他们计算机操作水平以及扫描技术水平。因此,相关部门应加强档案管理人员培训,使之具备较高的信息化管理知识,可通过聘请专业技术人员来单位指导,或是开展专业知识学习讲座等方式,促进档案管理人员不断学习新知识,掌握信息化技术,了解档案现代化管理知识,不断提升数字技术能力,提高档案管理水平。此外,单位还可以通过聘请既懂档案管理专业知识,又有较强数字技术能力的人才来充实档案管理人才队伍,提升队伍整体水平,强化队伍专业能力,为档案数字化建设打好人才基础。
三、结语
总之,档案数字化建设是档案发展之需要,相关管理人员应充分认识档案数字化建设的重要性,探索有效的管理策略,以逐步提升档案管理水平,促进档案事业的发展。

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