疾控中心档案管理数字化建设路径探讨

数字智库 (1) 4个月前

疫病的预防与控制是疾控中心的主要工作内容,能够在这方面为政府与群众提供可靠参考资料,而疾控中心档案作为其中的重要组成部分,可以将疾病预防与控制、卫生活动检测等情况如实反映出来。当前疾控中心档案数量较多,类型多样,如传染疾病资料、疾病检测报告、免疫接种资料、仪器设备资料及人事档案等,为了提升档案管理工作质量与效率,必须加快档案管理数字化建设步伐。只有才能通过现代科学技术管理档案,保证了档案的完整性与可靠性,能够为疾控中心各项工作的开展奠定良好基础。
一、疾控中心档案管理数字化建设的重要性
一方面,有利于提升档案管理效率。以前疾控中心档案以纸质文档为主,在管理工作上必须投入大量人力、物力和财力,也耗时耗力,且极易出现错误,二次使用查阅也不方便,档案管理工作效率难以实现提升。现在通过档案管理数字化建设,可以节省大量的时间与精力,降低档案的出错率,尤其是借助先进的管理软件和管理技术,为今后档案的查询、调用、复制和利用创造了有利条件,促进了档案的开发与利用。另一方面,有利于改善档案管理环境。对传统纸质文档保存来说,极易受到温度、湿度和空气等影响,在长期保存中将出现破损、丢失和数据不清晰等问题。疾控中心在应用数字化档案管理系统后,可以有效优化档案管理条件,让很多高价值档案得以长久保存。此外,还可以通过计算机完成对档案的整理与查阅,降低纸质档案使用频率,实现了档案利用率与档案保存质量的提升。
二、疾控中心檔案管理数字化建设存在的问题
档案作为疾控中心的原始记录,特别是疫情数据保密性较强,必须长期、完整进行保存,其具备极高科学研究价值,关系着疾病预防控制工作水平的提升,并与群众健康息息相关。通过疾控中心档案管理数字化建设,能够促使档案管理效率与利用率大幅度提升,为疾控事业可持续发展奠定了良好基础,并能够为群众的身体健康提供可靠保障。然而现阶段疾控中心档案管理数字化建设还很缓慢,很多疾控部门至今还是通过人工方式管理档案,这样既繁琐,又难以提升资料收集、整理和存放的效率。疾控中心未安排专人负责档案管理工作,在查阅档案时也必须到具体科室翻阅纸质档案,且各科室计算机内存放了电子版资料,显得非常零散,为查找带来了不便。这样疾控中心档案管理上规范化、信息化水平不高,资源整合利用率不高,难以满足当前疾控中心工作开展的需求。
三、疾控中心档案管理数字化建设的策略
(一)树立数字化档案管理理念
为加快档案管理数字化建设步伐,应该在形成现代化思想理念,转变以往落后的档案管理模式,突破封闭管理的局限,提升档案管理的数字化水平。对此疾控中心领导者与管理人员要对档案管理数字化建设有正确的认识,清楚档案数字化建设的重要意义,在单位内部做到宣传工作,提升每个工作人员对数字化建设的重视程度。疾控中心要在档案管理理念上加强创新,从静态档案管理模式逐步转变为动态档案管理模式,从实际情况出发,树立正确的数字化管理理念。疾控中心要在发展战略规划中纳入档案管理数字化建设内容,通过大量的实践找到档案管理数字化建设中的不足,深入分析其原因,并及时制定有效的应对策略。
(二)增加数字化软硬件投入
在疾控中心档案管理数字化建设过程中还要重视完善软硬件设施,疾控中心要在财力上给予足够支持,将数字化建设所需的软硬件设施配置齐全。对疾控中心档案管理数字化建设来说,主要内容有存储设备、网络设备、操作系统、数据库管理系统和信息安全系统等,为了提升档案管理数字化建设水平,应该在软硬件上打牢基础。疾控中心通过增加资金投入,及时购置计算机、扫描仪、打复印设备等硬件,并配置档案管理专用软件,加强网络日常管理和维护工作。在软硬件选择上要坚持优胜劣汰的原则,这样疾控中心才能顺利完成动感管理数字化建设任务。
(三)建立数字化档案管理数据库
疾控中心档案管理数字化建设涉及大量数据资料,为了提升数字化建设效果,让各种纸质文件逐步转化为数字化档案,还需要建立完善的数据库,这是档案管理数字化建设中的重要内容。对数字化管理数据库建设来说,需要以疾控中心实际状况出发,从而提升数据系统的合理性、全面性与适应性,并更好与内部工作人员形成共识,实现档案管理效率的大幅度提升。此外,疾控中心在档案数字化建设中还要建立完善的管理系统,让信息资源得以共享,对档案管理数字化建设进行监督与制约。这样疾控中心档案数字化建设才能顺利进行,与国家法律法规和章程制度相符,为社会、政府和群众提供更好医疗服务。
(四)科学设计档案资料查询系统
疾控中心要充分认识到档案管理数字化建设的意义,尽快转变思想观念,加强现代管理理论学习,充分发挥出信息技术、互联网和扫描技术等作用,将疾控中心档案信息资源有效整合起来,提升数字化管理效率。这样才能更好的共享档案信息资源,促进疾控中心各项工作更好开展。此外,疾控中心还应该高度关注档案信息的检索、加工与更新,不断提升档案管理效率,丰富档案管理系统内容,提升其实用性。要优化设计查询系统,让管理人员与使用人员能够获得字段查询功能,全面掌握各方面档案信息,确保档案信息资源使用需求得到满足。疾控中心通过对系统的应用,让使用者与管理者享受到多种查询方法,便于更好的开展工作,同时还要对档案信息系统设置编辑模式,让所涉关键词查询条件更加灵活,同时要让用户享受到档案录查询、调离查询、资料写入及删除查询等服务,让档案管理效率进一步实现提升。
(五)提升档案管理人员综合素质
疾控中心档案管理数字化建设也离不开高素质的档案管理人才,这需要加强对档案管理人员的培养,丰富他们的知识储备,提升专业化水平。一方面,疾控中心要通过对档案管理人员的培训,让他们掌握更多数字化专业知识,并鼓励他们积极参与到继续教育中,能够从整体上提升自己的能力与素质。另一方面,疾控中心还要注重引进更多的优秀人才,尤其是具备丰富数字技术知识的档案管理人才,适当提升其政策、薪酬等方面的待遇。通过对档案管理工作环境的优化,达到吸引和留住人才的目的,确保档案管理数字化建设有良好的人才基础。
结语:总之,随着现代计算机信息技术的快速发展,疾控中心也要加快档案管理数字化建设步伐,促使档案管理质量与效率实现提升,更好的促进档案的开发与利用,让群众享受到更加优质的医疗服务。档案数字化管理是当前疾控中心档案发展的主要趋势,需要在大量实践中积极总结经验,加强创新与完善,提升档案管理水平与利用率,从而更好的开展疾控工作,保障广大人民群众的身体健康。

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