不动产档案传统管理与数字化管理对比分析

数字智库 (8) 4个月前

一、不动产档案传统管理模式特点
(一)以纸张作为信息载体。在档案管理中,档案信息载体主要是制作成档案所使用的材料,在建国之前主要使用宣纸,大部分是由人工进行手写,复印材料、油印材料以及打印材料使用频率底。比如在不动产权属登记申请人所提交的不动产付款票据、不动产登记委托书、不动产登记申请书以及不动产买卖合同等,都是以纸张作为信息载体,同时在登记不动产权过程中所需要的审批意见以及调查意见都是通过笔墨在纸张中进行书写。直至上世纪70年代初,部分格式较为固定的档案文本被人们通过油印的手段印刷在纸张中,让登记人员逐一填写,极大提升了不动产档案登记与管理的效率。随着我国科学技术水平的不断提升,各类机械化办公设备已经逐渐出现在日常生活中,不动产登记与管理也开始使用了这类办公设备,通过胶印、铅印、手工蜡纸刻板油印等方式来实现格式文本的呈现,相关登记人员以及管理人员则通过碳素墨水或蓝黑墨水结合钢笔在纸张中书写相应的内容。由此可见,在传统的不动产档案管理模式中,构成不动产档案信息的实体材料是通过书写来实现,在新时代符合年龄相对较大的人群特点,更容易被这类人群所接受。
(二)手工抄录查询结果。在传统不动产档案管理模式中,当相关管理人员需要为客户提供相关查询业务时,往往需要让客户手写不动产登记信息查询申请书,并把客户的基本信息、检索条件、准备查询的事项以及查询信息用途登记在案。管理人员通过客户所提交的准备查询事项在纸质目录中进行检索,并将不动产档案的编号进行记录,手写完成提档单,接着进入存放档案的库房,将符合条件的档案提取出来。提取完毕之后,还要进行不动产档案的出库登记,并阅读提取的不动产档案,记录下客户想要查询的信息,并就这类信息加盖相应的印章。
二、不动产档案数字化管理的特点
(一)不动产档案数字化管理的优势。1.能够保证纸质档案的准确性。随着我国信息化进程不断提速,信息技术给人民群众的日常生产生活带来了较大的便利,不动产档案管理也结合了各类信息化技术,使用了不动产档案数字化管理模式。通过不动产档案数字化管理模式的应用,推出了网上通办、简捷快办等方式,合理利用了原有的纸质档案,且能够有效分离纸质档案的实体与日常利用,最大化降低了利用纸质档案实体的频率,充分保护了纸质档案实体,防止其受到外在因素的干扰而出现遗失或破损的现象,有利于纸质档案的有效存储。通过这样的方式,不但充分与时代接轨,迎合社会发展需要,同时也让不动产档案管理的安全性、保密性得到有效的提升。由此可见,将数字化管理与传统管理进行有机结合,能够让不动产档案管理收获较大的成效。2.能够提升电子档案的安全性。对不动产档案进行管理时,安全是首要考虑因素,通过数字化管理的方式,构建政府档案管理“云平台”,能够让电子档案的安全性得到较大幅度的提升。在数字化管理模式中,主要是采取扫描复制技术或图片技术来对不动产信息化资料以及纸质资料进行数据化管控,且能够在稳定的数据库中进行保存,完成不动产档案的数字化储存。当相关管理人员需要对数据库中的资料进行查找时,所耗费的时间更短,效率更高,不会出现传统纸质档案中页面受损或归档出现差错等问题,同时也能够让不动产相应数据得到有效的交互,在互联网中可以与其余平台完成数据信息的共享操作,整个不动产档案显得更加透明、公开,这对于不动产档案管理的发展大有裨益。3.提升档案查询的便利程度。通过不动产档案数字化管理模式的应用,不但能够给人民群众在登记与查询方面带来较大的便利,同时也能够有效促进我国经济的良好发展。数字化管理模式能够给全部不动产管理机构提供一个行业标杆,进而推动整个行业办事效率有效提升。由于在对产权进行管理时包含了登记、收件、落实、审核发证以及结算等内容,整个过程显得较为繁杂,通过不动产档案数字化管理模式的应用,能够有效提升人民群众以及相关管理人员进行档案查询的便利程度。在数字化管理模式中,构建了具备独立功能的管理机构,其职能就是整理与收集相关材料,并确认其真实性,接着通过数据化手段将其储存至信息系统之中,整个不动产数据资料库具备强大的功能,且保持一定的稳定性与安全性。在该数据信息库中,能够充分发挥计算机的作用,检索、组合、复制其中的数据信息,进而建立一个健全的电子独立管理系统,这样一来,能够有效提升管理人员的工作效率,且保证了不动产档案的安全性与完整性。
(二)推动不动产档案数字化管理发展的策略。相关管理人员应当构建一个健全的不动产档案数字化管理机制,以此促进档案管理工作效率得到有效提升,这样才能够确保在管理房屋不动产相关信息时不出现纰漏,从而为人民群众带来最为优质的登记与查询服务。在不动产档案管理队伍内部,应当充分考核相关工作人员,让其能够具备优秀的理论思维能力,并采取合理的措施来扩展其思想,让其不断吸收不动产档案管理相关先进经验,进而充实自身。部分不动产档案管理人员并不熟悉数字化管理方式与手段,针对这类人群应当采取相应的措施,让其实践能力得到有效的提升,并根據社会发展的实际情况,制定出相应的标准,让管理人员给自身的实践能力提出一个发展目标,并不断进行提升,从而迎合信息时代对于数字化管理人员的需求。严格贯彻“放、管、服、效”的基本方针,从最基础的环节来实现不动产档案数字化管理,例如对于不动产档案的资料整理与收集、真实性确定以及安全性保证等,给后续的不动产档案数字化管理建设打下坚实的基础。同时,还应当加强不动产档案数据信息安全的保护级别,提升其中的科技性,对防火墙进行优化,并对所有传输的数据和信息进行严格的加、解密,然后再依据实际的内容对所有的数据信息进行备份与储存,定期进行档案数据备份,完善权限分级体系,并对现有的权限进行严格管理,以此确保档案数据的灵活运用及存贮便捷性。
三、结语
综上所述,随着我国科学技术水平的不断进步,针对不动产档案采取数字化管理模式已是大势所趋。相关管理人员应当充分认识到数字化管理的作用,明确数字化管理方式的基本手段,熟悉相关基础知识,做好数字化管理与传统管理的有机结合。这样一来,才能够让不动产档案的稳定性及安全性有较大幅度的提升,同时也能够增强不动产档案管理工作效率,为人民群众带来更为优质的登记与查询服务,从而促进社会的和谐发展。

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