我国红色档案数字化工作研究

数字智库 (2) 4个月前

红色档案是指在新民主主义革命时期,由中国共产党机关、组织和个人在各种对敌斗争和政治活动中所形成的、具有保存价值的文字、图表、音像等载体的历史记录。红色档案不仅在当时发挥着重要作用,也是今天进行物质和精神文明建设的重要资源。
1红色档案数字化的意义
1.1 红色档案数字化可以提高档案信息的利用程度。对红色档案的利用使原件造成了一定程度的破坏,且原始的红色档案存放占据的空间比较大,增加了档案管理的成本。大部分的红色档案原件只有少数几个,被档案馆珍藏起来,其他人士很难查阅到这方面的信息。把红色档案数字化有利于红色档案的传播,使专业学者对红色档案的研究更加深入。另一方面红色档案原件一般都是相对比较零散地存在于各地档案馆,而一旦红色档案数字化之后,能建立有序且比较完整的数据信息库,不但便于管理、保存而且也利于读者查阅。
1.2 红色档案数字化可以促进红色教育。立足于红色档案的丰富内涵,可以开发出多种多样的红色教育产品。在对红色档案资源进行分类整理、深入研究、准确提炼的基础上,运用各种技术手段,可以分别将它们制成文字类、图片类、音像类等不同的 “红色教育产品”,甚至还可以建立数字化的红色专题教育网站,促进红色教育的开展,以充分发挥红色档案的教育功能。
1.3 红色档案数字化可以实现按照需求进行服务的新形式。在档案馆进行手工查阅是传统的信息搜查方式,这在一定程度上限制了档案作用的发挥程度。红色档案实现数字化之后,需要这些信息的人通过搜索引擎可以方便快捷地找到所需的信息。在红色档案进行编制时,一些编研人员可以利用网络和需求者之间进行沟通,充分了解他们的需求。借助网络这个平台进行编研档案,可以使信息传播的速度更快,范围也更广。
2 我国红色档案数字化存在的问题
2.1 红色档案资源数量少。红色档案资源数量少主要表现在两个方面。一是红色档案本身的稀缺性,给档案收集带来困难,尤其是共产党早期的档案非常稀缺。还有非物质性红色档案,例如,红色歌谣,口述历史等也随着资源拥有者的衰老、去世而消失。二是仿制品泛滥,辨别红色档案的真伪难度较大。红色档案多存于民间,但对于这些档案的来历、真伪不能进行一个很好的判断。
2.2 红色档案散存现象严重。红色档案散存现象有三个原因,一是很多单位在收集红色档案时不注意整理导致红色档案无法集中收藏并加以利用。二是收集红色档案资料时也出现任务不明确的状态导致红色档案分散各地。三是各地档案馆并没有划分专属的红色档案馆馆藏红色档案就被零散的保存在各个时期各个单位的馆藏中。
2.3 红色档案数字化标准不统一。虽然国家档案局制定了一些档案数字化的标准,但由于各地档案馆的红色档案形成时期及形成地域的不同,各级档案馆在对红色档案进行数字化时在一些具体环节上还是会出现无章可循的情况,导致整个工序前后标准不统一。[1]以扫描为例,图像越清晰扫描仪分辨率越高,图像所占空间越大。有人认为在扫描图像时应首先考虑容量,控制图像所占比例,而有人认为应该首先考虑图像清晰度的问题。
2.4 缺乏专业人才。红色档案进行数字化要经过档案整理、扫描、利用OCR转化成文字等基本步骤再进行专题索引、专题目录、专题数据库的建设。其中建立索引的过程中,对档案著录的要求比较高,缺乏相关专业人才,导致数字化进程缓慢。目前国内的档案馆工作人员的专业水平还有待提高,其中老一批的档案专家不熟悉计算机技术,也制约了红色档案数字化的进程。
3 红色档案数字化的发展策略
3.1 红色档案数字化原则。实用性原则:针对馆藏档案具备重复利用和紧急利用两大特点,急用、常用档案优先数字化是档案数字化的首选;价值性原则:重要档案优先数字化具有档案利用和档案保护双重意义 ,是网络时代更好实现档案价值的客观需要;抢救性原则:计算机存储给档案抢救开辟了新的途径,档案数字化是保护濒危档案原件最经济和便捷的方法。[2]
3.2 推进设立红色档案数字化统一标准。在红色档案数字化进程中的重要的问题之一就是如何规范信息化的红色档案。由于地理位置不同,红色档案的状况就有很大的不同。规范统一的数据库是首要考虑的因素。首先是红色档案数字转换的格式要规范,要每个档案馆都实行统一的著录格式。此外,红色档案转换信息数据库系统软件开发也需要标准化。这样才能构建—个相对统一的红色档案信息数据库。
3.3 综合运用各种信息技术,加大开发力度。红色档案数字化的信息技术一般包括三个方面:信息转移技术、信息提取技术和信息防护技术。[3]对于大批档案的信息转移宜采用扫描技术,以提高工作效率。对于图片类、实物类的红色档案应该采取数码拍摄的手段进行信息转移,以求能最大限度的还原档案。信息提取技术主要是建立索引,一些計算机检索语言的发展,在一定程度上提高了档案信息的检索能力。在现代化的网络运营环境下,由于人员和技术的复杂,盗取信息的现象也层出不穷,这就要求加强信息防护力度,对数据进行保护。
3.4加强档案人才队伍建设。通过对档案工作人员进行培训,可以和高校以及科研机构进行合作,送一些有潜力的员工继续深造。对一些资格较老的员工实行换岗制度,通过熟悉每—个工作岗位并有所侧重,使档案管理知识与计算机知识都得到长足的进步,提高档案馆工作人员的整体素质,从而更加适应红色档案的数字化工作。

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