数字化时代化工企业档案管理的创新与优化模式分析

数字智库 (3) 4个月前

引言:现阶段,信息技术迅速发展,且在多个行业得到了较好应用,对化工企业的档案管理工作产生了一定冲击。特别是在无纸化办公深入推行的当前,依托数字化、信息化技术进行化工企业档案管理工作创新改革是必然趋势。利用数字化档案管理,能够提升化工企业档案管理工作的效率效果,为形成科学决策、更好发展提供支持。
一、数字化时代化工企业档案管理工作的特点分析
第一,呈现信息化发展趋势。在传统的档案管理工作中,普遍使用了人工管理的方式完成。而在数字化时代背景下,使用信息技术完成档案管理成为主流趋势。依托信息化手段,能够提升化工企业档案信息整理、编排与管理工作的效率效果,避免人为操作失误的发生,促使档案管理工作水平得到整体性增高,推动化工企业更好发展。
第二,管理流程更加规范。诚然,人工管理也能够保证档案信息的准确性,但是却无法确保档案管理流程的规范。而依托信息化手段就能够解决这一问题,推动化工企业档案管理流程向着规范化的方向发展。此时,电子档案成为档案管理的主流,使用相应管理系统,就可以在提前设定的流程支持下完成管理。
二、数字化时代化工企业档案管理的创新优化策略探究
(一)加强纸质档案的数字化转化
在数字化时代背景下,使用电子档案进行保存与应用是化工企业档案管理工作的必然选择,为了实现这一目标,需要推动企业中的纸质档案向数字化、电子化的方向转化。此时,除了要对新产生的档案、文件进行数字化转化之外(也就是使用加大电子档案的使用力度,推行无纸化办公),还要对企业中原有的档案文件展开数字化。
对于化工企业来说,由于长时间运营,产生的历史档案文件相对较多,且复杂程度较高,因此落实数字化转化具有一定难度。笔者认为,可以将原有纸质档案依托重要程度、使用频率等因素划分为不同的等级,优先落实高等级的纸质档案转化,然后逐级完成其他纸质档案的转化,最终保证化工企业中具有的纸质档案文件全部转变为电子档案。在此过程中,必须要重点保证电子档案与原始纸质档案信息一致,其中的信息内容全面、真实、完整。可以使用扫描的方式完成纸质档案的数字化转化,避免人工录入错误的出现。
(二)加大电子档案管理软硬件设备投入
为了实现电子档案的有效管理,促使化工企业档案管理工作由“双套制”(即“电子档案+纸质档案”)逐渐转向“单套制”(即仅使用电子档案),满足数字化时代背景对化工企业档案管理工作的现实要求,需要进一步加大对电子档案管理软硬件设备的投入。此时,要重点配置计算机、扫描设备等硬件设备,为电子档案形成与纸质档案数字化转化提供硬件设备支持。
在此基础上,要重点展开电子档案管理软件系统的开发与应用。笔者认为,档案管理系统(E6)在化工企业电子档案管理中发挥出较高的优势。在该档案管理系统中,包含着在线录入和离线客户端录入两种录入模式。对于在线录入来说,其需要连接化工企业的内部局域网,并在完成身份认证后实现录入,不需要反复导入数据;对于离线客户端录入来说,可以使用安装Excel和ERMS离线客户端的计算机设备进行录入,不需要展开身份验证,但是要落实数据信息的多次导入导出。依托这两种电子档案信息导入模式,极大的提升电子信息导入的便捷性,为化工企业电子档案管理工作提供了更为全面、充足的档案信息,支持相关管理工作的有效落实。
(三)完善管理制度
化工企業应结合自身特点与实际情况,设置合理的档案管理制度(特别是有关电子档案管理的制度要求)。在制度中,需明确规划档案管理以及技术管理人员的职责范围;确定档案管理的主管部门、业务流程与要求;设定档案文件资料采集、移交、归档、借阅等多个环节的具体要求。同时,可以引入责任制度,确保档案管理制度得到严格落实,保证档案管理各个环节展开的及时性,维护档案资料的完整性、真实性。
另外,笔者认为,还应当在化工企业中建立档案管理人员的绩效考核制度。将纸质档案转化、电子档案管理效果、参与培训积极性等指标纳入考核机制中,并将其与责任制度、奖惩制度相挂钩,提升档案管理人员的工作积极性,最大程度的保证管理制度切实执行。
(四)引入信息安全管理技术
数字化时代背景下,电子档案是化工企业档案管理的主流趋势,但是,其各个环节中均具有信息遭到篡改、丢失的隐患,需要重点处理。基于此,必须要引入信息安全管理技术,强化化工企业电子档案的安全管理。例如,可以引入权限管理技术,避免未授权的人员非法登录档案管理系统中,并对档案信息进行编辑与提取;可以引入内外防火墙技术,使化工企业内网与外网有效隔绝的同时,维护系统环境的稳定性,防止系统受到攻击或非法入侵;可以引入数据备份与恢复技术,在系统硬件损坏的情况下,依旧能够顺利恢复、提取有关档案信息;可以引入病毒查杀技术,保证电子档案不被病毒感染。
三、总结
综上所述,在数字化时代背景下,电子档案是化工企业档案管理中的主要内容,实施档案管理信息化建设是必然趋势。通过加强纸质档案的数字化转化、加大电子档案管理软硬件设备投入、完善管理制度、引入信息安全管理技术,提升了化工企业档案管理工作的效率效果,实现了档案管理的工作升级。
参考文献:

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