浅谈企业档案数字化

数字智库 (3) 4个月前

为了使档案信息能够更大限度地发挥作用,企业档案工作者必须根据企业档案数字化形成的条件,选择先进的、适宜的档案数字化收集渠道,做好企业档案数字化转换工作,有阶段性地开展档案数字化建设,并要不断总结企业档案数字化形成过程中出现的各种新问题,采取多种形式,保证企业档案数字化工作的顺利实现。
一、企业档案数字化的条件
(一)企业要提供必要的物质条件
主要包括计算机、扫描仪、存储器,以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。其核心是计算机。只有具备先进的计算机系统,才能为档案数字化建设提供坚实的物质条件。没有基本的计算机系统,那么档案数字化只能是空中楼阁,根本无法实现。
(二)档案部门要制定配套的标准规范
这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范主要包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等;业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等;技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。
(三)档案人员要提高自身的素质技能
要始终把提高人的素质放在第一位,要加强对档案人员素质培训,特别是对计算机网络技术、应用系统软件及相应设备的操作技术等方面的培训。档案人员要边学习边实践,在管理的过程中学习和掌握信息化的有关知识,使档案现代化与企业信息化有机结合,同步发展,不断提高档案信息化管理的水平,以适应档案数字化建设的需求。
二、企业档案数字化的对策
(一)因地制宜,选定适用的技术设备
这项工作是根据企业的具体情况,选择合适的录入设备和配套处理软件。一是可采用高速扫描方式与平板扫描方式相结合,或采用多台平板扫描仪的方式来实现扫描,这种录入方式主要适用于图紙、文件等纸质档案的录入。二是采用目前普遍使用的数码照相机和摄像机,这种录入方式主要适用于声像类、实物类档案的录入。
(二)合理划定,确定文件的扫描次序
对于馆藏纸质档案,并不是盲目地对所有馆藏档案进行扫描,而是要有针对性的进行,先重点,后普通,有选择性的进行扫描。建议根据各单位室藏档案情况,采取先开放,后限制;先重点,后一般;先专题,后普通;先近期,后久远;先永久,后长期,利用率高的档案优先扫描等原则。
(三)具体分析,确定文件的保存格式
纸质档案扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。彩色照片采用彩色方式扫描,黑白照片采用灰度方式扫描。按国家标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)分辨率为大于或等于200dpi,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准,特殊情况下,可适当提高分辨率。通过扫描后得到的是图形格式的文件,目前比较通用的存储格式有TIFF和JPEG、PDF等格式,对于重要的照片和扫描质量要求较高的照片,以TIFF格式存储优先。应当根据扫描中碰到文件的具体情况,采用相应的格式保存,以方便检索和节约存储空间。
三、企业档案数字化建设中应注意的问题
(一)要有选择地进行档案数字化
不同的企业可以根据自身的情况选择不同的标准,对进行优化后的馆藏档案目录进行数字化,这是档案信息资源建设的最基础工作;对馆藏体系进行认真研究,确定特色档案,如声像、实物档案,并选择这些特色档案进行全文数字化;根据企业需求,确定核心档案进行全文数字化,如产品、科研类档案;选择利用率较高的档案进行数字化,这可以根据定期或不定期的档案利用统计结果来确定,比如设备档案、产品档案等;针对企业重点项目和工作所涉及的档案信息进行数字化。
(二)要保证档案信息录入可靠性
一个高质量的数据库中的数字信息应达到数据的准确性、数据项目和内容的完整性、数据的规范性及数据的稳定性。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库,档案信息组织形式就发生了本质上的变化,从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式,索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构,依赖先进的智能化信息管理技术,以人工语言或自然语言进行搜索,为用户提供方便、高效的服务。
(三)要加强档案信息安全性
安全是档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案与图书最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众,而档案信息则对安全保密有严格的要求,有相当一部分档案信息是需要控制使用的,通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类,档案数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系,此外还需要有相应的技术措施进行自动控制,才能做到更加严密。
四、结语
建立数字化档案的最终目的,是为了使档案部门对档案信息的管理和利用能够更大限度地发挥作用。因此,数字化档案的建设只是为档案信息资源开发利用创造了条件,提供了丰厚的数据资源基础,要想充分发挥档案信息价值,将需要我们档案工作者为之付出艰苦的努力。企业如果还不重视档案馆的数字化建设,不能在网络上有效地传递档案信息,就无法融入信息时代的快车道,最终将被信息社会淘汰。

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