城建档案管理数字化建设问题的思考研究

数字智库 (4) 4个月前

一、实现城建档案管理数字化的重要性分析
(一)数字化是提升城建档案管理效率的需要。城建档案涉及城市建设和发展各个方面的信息和数据,由于其牵涉的领域比较广,因此城建档案的数量无疑是极为巨大的。它不仅涵盖规划管理类档案,还包括建设工程类档案。这些数量庞大、种类复杂的各类城建档案必然会给管理工作带来不小的困难,整理、搜集都需要花费大量的人力、物力以及财力。在当今城镇化进程不断加快,城建档案数量爆炸性增长的背景下,传统低效的手工管理无疑已经无法适应这种新的情况。而城建档案管理的数字化建设通过现代设备和技术手段可以实现整理、搜集以及汇总等档案管理工作的自动化处理。通过机器和计算机程序进行管理,效率将会得到巨大的提升,城建档案管理才能更好地应对城镇化背景下档案数量快速增长的难题。
(二)数字化是提高城建档案利用率的需要。城建档案的作用不仅仅在于保存城市建设和发展的重要信息,更重要的是它还具有巨大的使用价值。通过查找相关的城建档案就可以从中提取出所需的信息,为工作和决策提供科学的依据,城建档案无疑是一个极其重要的数据和信息资源宝库。但是,传统的档案服务面对数量庞大、名目繁多的城建档案显得有些心有余而力不足。不但需要亲自到档案馆现场才能进行相关的检索和查询工作,而且现场的检索和查找还必须依靠人工进行,不但查询的速度慢、耗费时间长,而且还容易出错。这严重影响了对于城建档案的利用,使得利用率低下。而数字化的城建档案管理对于提高城建档案利用率而言,无疑是有着很大的助益的。在数字化条件下,只需要通过联网的计算机就可以登录相关的网站进行查询,通过各种检索方法就可以快速找到所需的数字档案,获取所需的信息,利用率的提升是显而易见的。
(三)数字化是实现城建档案资源共享的需要。在当代,资源的共享是一个极其重要的课题,城建档案作为一种价值巨大的资源不应该被深藏于档案馆之内,而应该将其共享出去,推动社会的发展。但是,传统的城建档案管理使得城建档案的共享程度很低,不同城市的城建档案很难实现跨区域的流通。在数字化背景下,城建档案可以电子资源的形式存储在互联网上,各个不同的城建档案馆也可以通过互联网建立起有效的资源流通渠道,实现馆际城建档案资源的共享和流通,从而使城建档案资源更好地为社会的发展造福。
二、推动城建档案管理数字化进程的策略探讨
(一)构建数字化的城建档案。将纸质的城建档案变成数字化城建档案是实现城建档案管理数字化的前提条件,因此必须做好城建档案的数字化工作。在把数量庞大的纸质城建档案进行数字化的工作中,首先必须对现有的档案进行详细的调查,以城建档案的类型为依据进行划分,并根据实际情况安排数字化工作。从而确保在纸质城建档案数字化的过程中不会出现遗漏和归档混乱等问题,影响城建档案后期的管理。另外,在城建档案数字化的过程中还必须注意标准化的问题,建立统一的数字化标准是进行统一管理和资源共享的关键步骤,必须参照具体的规范操作文件来进行数字化工作,从而确保得到的数字化城建档案能够合乎相关的标准,为后期的管理和利用奠定坚实的基础。
(二)构建城建档案数字化管理的标准规范。实现城建档案馆际共享的前提是不同的城建档案馆在数字化建设的过程中都遵循着同一套标准,因此推动城建档案的数字化管理就必须进行数字化标准规范的构建工作。1.建立信息化标准体系。通过信息化标准体系将城建档案的采集、整理、安全保障、管理等各个环节纳入其中,从而构建起数字化城建档案的统一格式标准。2.建立城建档案数字化管理规范。通过数字化管理规范将数字化城建档案的接收、管理细则进行明确的规定,为城建档案的管理和共享奠定基础。将在纸质城建档案进行数字化扫描时所采用的格式、大小、命名规范等进行统一的规定,从而为后期的汇总和管理提供便利。
(三)构建城建档案管理信息系统。城建档案管理信息系统是数字化城建档案管理的重要工具和平台,离开了城建档案管理信息系统软件,管理人员的管理工作就无法有效地进行下去,城建档案的共享和利用渠道就会被堵塞。因此,在城建档案管理数字化建设中应该选择专业的公司开发适合的城建档案管理信息系统软件。在信息系统建设中要特别注重信息安全的问题,在众多的安全问题中,数据泄露和数据损坏是重中之重。通过信息加密、身份认证、访问控制以及数据备份等技术手段来保障数字城建档案的安全,避免出现数据泄露和数据损坏、丢失等安全问题。
三、结语
总之,城建档案管理的数字化建设是在当今数字化时代城建档案管理升级的必由之路。它不但给城建档案的管理工作提供更大的便利,使其能够更好地应对城建档案不断增多的挑战,更重要的是它还有利于城建档案资源的共享,使城建档案的安全有更好的保障。

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